3 mots à retenir pour la réussite de votre entrevue

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J’exerce le métier de recruteur depuis plusieurs années. En conséquence, j’aide souvent des amis, collègues ou candidats à se préparer pour des entrevues importantes.

Sur toutes les méthodes que j’ai pu conseiller, celle que je vais vous présenter aujourd’hui est, je crois, la plus efficace. Elle fonctionne bien pour la plupart des types d’entrevues. Une fois que vous aurez bien saisi le principe, il ne vous suffira que de quelques heures de préparation pour rendre vos entrevues beaucoup plus faciles, et ce, à long terme.

J’insiste sur le fait que cette méthode vous permettra de réussir votre entrevue, pas nécessairement d’obtenir le poste convoité. Ce sont deux choses très différentes. Il y a plusieurs variables en jeu pour l’obtention d’un poste et l’entrevue n’est qu’une étape à franchir. L’entrevue est une composante importante du processus de sélection, mais ce n’est pas le seul facteur qui déterminera une embauche. Plusieurs autres facteurs, souvent hors du contrôle du candidat, influencent le processus de sélection. Nous y reviendrons dans un prochain article.

Cette préparation conviendra autant à des postes techniques, administratifs, de gestion ou de ventes.

L’avantage de cette méthode est de bien vous structurer et de diminuer les chances que vous soyez pris au dépourvu. Que la question soit posée sous forme d’une mise en situation ou d’une question directe, répondez toujours de cette façon et vous serez certains de ne rien oublier et surtout, de faire une excellente impression.

3 mots à retenir : Situation – Action – Résultat

La première étape est d’établir les exemples à préparer selon la description du poste.

Exemple d’exigences de poste :

• • Baccalauréat en sciences comptables ou l’équivalent
• • 5 à 6 ans d’expériences pertinentes
• • Maîtrise des logiciels Acomba et Excel.
• • Fortes aptitudes en résolution de problèmes.
• • Créativité et capacité à faire des recommandations.
• • Faire preuve d’autonomie et d’une bonne capacité d’organisation.

Vous pouvez facilement déduire les qualifications nécessaires, et certaines questions qui seront posées par le recruteur en étudiant la description.
Prenons pour exemple « Créativité et capacité à faire des recommandations ».

Il s’agit ici de choisir un exemple, réel, où vous avez fait preuve de cette aptitude. À première vue, vous pourriez croire que vous n’avez pas d’exemple précis à raconter. Si vous y pensez un peu, vous pourrez certainement trouver un bon exemple, que ce soit dans votre vie personnelle, scolaire ou professionnelle. L’idéal est de fournir un exemple professionnel ou scolaire, mais un exemple personnel peut aussi être utilisé en dernier recours.

Trouver de bons exemples est l’étape la plus difficile de la préparation. Par contre, il vaut mieux investir un peu de temps et d’énergie avant l’entrevue que de réaliser, une fois l’entrevue terminée, que vous auriez pu donner un meilleur exemple ou pire, de n’avoir pas été en mesure d’en donner un seul…

Vous êtes donc, pour le but de l’exercice, un analyste et vous avez proposé et créé un nouveau rapport pour votre département.

Il s’agit ensuite de structurer votre réponse : Situation – Action – Résultat

1. Situation

Vous devez expliquer le contexte. Qu’est-ce qui était en place avant votre intervention ? Quelle était la situation initiale pour laquelle vous avez dû faire preuve d’initiative?

Pour notre exemple :

« Deux personnes différentes de mon équipe produisaient chaque semaine deux rapports qui permettaient de mesurer les activités hebdomadaires de l’unité d’affaires dont je faisais partie. Ces deux rapports étaient produits à l’aide d’Excel, sous forme de liste. La même information devait être recopiée plusieurs fois dans le même rapport et je me suis rendu compte que certaines informations étaient dédoublées entre les deux rapports. De plus, ceux-ci étaient envoyés aux mêmes gestionnaires à la fin de chaque semaine. »

2. Action

C’est le moment de parler au « Je ». L’erreur fréquente des candidats est de répondre en utilisant le pronom « On ». Ceci permet de démontrer un bon esprit d’équipe, mais le recruteur veut avoir une idée précise des actions que vous avez posées. Il y a d’autres moments dans l’entrevue où vous pourrez démontrer votre esprit d’équipe, mais pour l’instant, il faut démontrer votre contribution. C’est avec l’information sur les actions que vous avez posées que le recruteur pourra déterminer si vous avez l’aptitude nécessaire pour effectuer la tâche requise.

Toujours dans cet exemple :

« Lorsque j’ai eu un moment de libre, j’ai analysé les deux rapports et j’ai pensé qu’un seul rapport serait nécessaire, mais sous un autre format. J’ai produit un exemple de rapport qui contenait toute l’information, en ajoutant des listes déroulantes et en insérant un tableau croisé dynamique. J’ai présenté cet exemple à mon gestionnaire qui m’a donné l’autorisation de le créer. Ce rapport est maintenant utilisé de façon hebdomadaire. »

3. Résultat

C’est la partie oubliée par 90 % des candidats. Pourtant, il s’agit de la plus importante. Il faut ici, expliquer concrètement quel a été le résultat de votre action. C’est le moment de nommer des faits, des chiffres, d’effectuer des comparatifs. Ceci indique au recruteur que non seulement vous vous souciez des résultats, mais aussi que vous êtes en mesure d’identifier et de mesurer l’impact de vos actions.

« Maintenant, une seule personne suffit pour préparer le rapport. Ceci a permis de faire une économie de temps de deux heures par semaine. L’utilisation de listes déroulantes et d’un tableau croisé dynamique a permis de réduire le nombre d’erreurs, d’améliorer la mise en page et de faciliter l’utilisation du rapport. »

Le résultat ici doit être quantifiable. Économie de temps de X, réduction des dépenses de Y$, signature d’un nouveau client, réduction du taux de roulement de personnel de Z%.

En préparant un exemple pour chaque aptitude requise pour le poste, je vous garantis que vous ne serez plus pris au dépourvu. Trop souvent, un candidat rate une entrevue non pas parce qu’il n’a pas les qualifications, mais parce qu’il s’est mal préparé.

Cette méthode nécessite, je l’avoue, un certain temps de préparation, mais vous verrez rapidement que les mêmes aptitudes reviennent dans plusieurs postes, surtout si vous restez dans le même type d’emploi. Ce temps reste bien investi, car pourrez toujours réutiliser vos exemples, les modifier ou en ajouter à mesure que votre carrière progressera.

En conclusion

Qu’une question soit posée par un recruteur de n’importe quelle façon, pensez toujours à structurer votre réponse en Situation – Action – Résultat. Si vous avez bien mémorisé vos exemples, vous serez moins stressé et l’entrevue vous paraîtra comme une conversation agréable plutôt qu’un passage forcé.

Attention, ne tombez pas dans le piège de lire votre texte ou de vouloir présenter tous vos exemples à tout prix. Le recruteur ne vous questionnera pas sur toutes les aptitudes. Laissez-le donc diriger la conversation et vous verrez que quelques exemples bien structurés suffiront à démontrer vos capacités et, surtout, à réussir votre entrevue.

Bonne chance!