Comment mesurer l’efficacité et l’efficience de son processus de recrutement?

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Ceci n’aide en rien la fonction recrutement, qui n’a jamais été aussi complexe. Afin de mettre un peu plus de pression sur la fonction recrutement, sachez qu’il s’agit de la fonction RH qui a le plus d’impact sur les revenus et sur la profitabilité des organisations. Ce n’est pas moi qui le dis, mais bien le Boston Consulting Group dans une de leur publication: «From Capability to Profitability: Realizing the value of People Management» – juillet2012.

En tant que recruteur, vous n’avez plus le choix: vous devez devenir plus efficace et plus efficient. Et le premier pas, c’est la mesure! Pour améliorer le processus de recrutement, il est impératif de le mesurer sous plusieurs aspects tels les coûts, le temps (délai), la quantité et la qualité. Les activités de recrutement peuvent certes être mesurées, mais comment le faire adéquatement?

Le coût par embauche

Il existe plusieurs indicateurs à considérer pour évaluer votre processus de recrutement (plus de 50). Comme il faut bien commencer quelque part, débutons avec le coût par embauche.

Concrètement, qu’est-ce quele coût par embauche? Il s’agit du montant total d’argent déboursé par l’organisation pour recruter un nouvel employé. Il est calculé en prenant la somme des coûts de recrutement divisée par le nombre de nouvelles embauches. Voici la formule:

Coût par embauche =Coûts totaux pour le recrutement et l’embauche

Nombre total d’embauches

Que doit-on inclure dans les coûts totaux de recrutement? C’est une question à laquelle j’ai dû répondre maintes et maintes fois. Il faut simplement s’assurer de ne rien oublier et surtout d’inclure tout ce qui a un impact sur l’embauche d’un nouvel employé. Voici une liste des coûts que vous devriez inclure dans votre calcul:

• Le salaire et les avantages sociaux du ou des recruteurs;
• Le salaire et les avantages sociaux du gestionnaire (pour le temps passé à recruter);
• Les frais de déplacement, d’hébergement et de repas (en situation de recrutement);
• Les honoraires de firmes de recrutement externes;
• L’affichage de postes et la publicité;
• Les foires d’emplois et le recrutement dans les écoles;
• Les montants payés pour le programme de référencement des employés;
• La vérification des antécédents, les tests de sélection, les tests médicaux;
• La formation et l’accueil des nouveaux employés;
• Le salaire du nouvel employé jusqu’à l’atteinte d’une certaine productivité;
• Le coût de l’utilisation de la technologie.

Il est très difficile de comparer le coût par embauche d’une organisation à l’autre (vous n’utilisez pas toutes les mêmes rubriques de coûts). Par exemple, certaines organisations incluent le temps du gestionnaire lorsqu’il est impliqué dans les entrevues, tandis que d’autres non.

Les Américains sont toujours un peu plus en avance sur nous… C’est pourquoi, dans le but de permettre la comparaison entre les organisations (autrement dit pour aider au benchmarking), ceux-ci ont publié une norme ANSI qui a été approuvée en février 2012. Cette norme dicte d’une façon claire, simple et précise («straightforward» comme diraient nos voisins du sud) la façon de calculer le coût par embauche. Vous pouvez trouver cette norme sur le site de la Society for Human Resource Management (SHRM).

Le coût par embauche varie selon le type d’emploi, le niveau hiérarchique, la demande externe ou la localisation. Tout bon recruteur devrait avoir une idée de son coût par embauche. Une façon rapide de l’estimer: 8 à 12% du salaire de la première année de la recrue.

Ceci étant dit, le calcul du coût par embauche peut faire plus de mal que de bien à la fonction recrutement, car il peut devenir une distraction. Si vous n’avez pas d’outils spécialisés (lire outils d’analytique RH), le calcul du coût par embauche peut prendre beaucoup de temps et d’énergie (un temps que vous devriez mettre sur d’autres indicateurs beaucoup plus stratégiques – comme l’indice de la qualité de l’embauche, par exemple). Si vous n’avez pas d’outils, je vous conseille de le calculer une seule fois par année.

Quelques précisions sur le coût par embauche:

• Attirer la qualité est souvent plus dispendieux. On n’attire pas les mouches avec du vinaigre. Croisez donc votre indicateur de coût par embauche avec votre indice de la qualité de l’embauche.
• Un coût par embauche bas peut aussi signifier un processus d’embauche lent. C’est là que le délai d’embauche entre en jeu.
• De plus, attirer des candidats actifs coûte habituellement moins cher que d’attirer des candidats passifs.

Le coût par embauche est un bon indicateur pour démontrer l’efficacité du département de recrutement. Tout bon recruteur devrait avoir une idée de son coût par embauche. Mais attention! Comparer deux recruteurs sur cette base peut être dangereux. Il faut regarder un peu plus loin, comme le type de mandat de recrutement qu’ils ont à réaliser, par exemple.

Le coût par embauche varie significativement selon le niveau du poste. C’est pourquoi il est important de calculer un autre indicateur: le ratio du coût de recrutement. Ce dernier est calculé selon le même numérateur que le coût par embauche, mais le dénominateur devient alors la masse salariale totale des nouvelles recrues.

Coût par embauche versus le ratio du coût de recrutement : un exemple

Ainsi, si on regardait seulement le coût par embauche, on serait porté à croire qu’Alain serait bien meilleur que Fred (il est beaucoup plus efficace au niveau des coûts). Toutefois, si on calcule le ratio du coût de recrutement, on a peut-être un meilleur indicateur pour comparer deux recruteurs. Dans ce cas, les deux recruteurs performent de la même façon (8% pour le ratio du coût de recrutement).

En conclusion

Les conditions actuelles font en sorte que le recrutement est souvent en haut de la liste des priorités de la haute direction. Les indicateurs de performance font partie des outils disponibles pour vous aider à améliorer votre processus de recrutement. Pour bien amorcer votre projet d’indicateurs de performance pour le recrutement, ayez en tête les points suivants:

• Commencez par quelques indicateurs;
• Assurez-vous qu’ils soient stratégiques;
• Assurez-vous qu’ils génèrent de l’action;
• Assurez-vous qu’ils soient faciles à comprendre par tout le monde (incluant la haute direction).

La démarche à suivre pour trouver les bons indicateurs n’est pas nécessairement facile. La plupart du temps, la situation fait en sorte que nous voulons aller trop rapidement. Il est préférable de travailler avec un portrait d’ensemble pour débuter, et, par la suite, identifier quelques indicateurs spécifiques. Il ne faut pas oublier que «tout ce qui se mesure s’améliore». Bonne chance!