Comment rendre vos réunions efficaces?

Publié le 13 août 2024 Par Jobillico

Ah les meetings, rencontres d’équipes, rencontres de démarrage, arrimage, coordination, consultation, validation, création, vérification et autre lexique corporatif que l’on se crée souvent pour avoir l’impression d’être bien organisés au travail. On en arrive à être atteints de réunionite aiguë.

Dans un contexte de télétravail généralisé, les réunions sur Zoom et autres plateformes de visioconférence peuvent provoquer de la fatigue et un épuisement professionnel. Deux syndromes qui augmentent à une vitesse fulgurante depuis le début de la pandémie.

Dans cet article nous dresserons un bilan des méfaits des réunions à outrance et nous explorerons des solutions pour rendre les réunions plus efficaces et moins épuisantes.

La plupart des réunions ne servent (quasiment) à rien

Saviez-vous que plus de la moitié des réunions en milieu de travail sont considérées comme inutiles et “perte de temps”? C’est le résultat d’une enquête mondiale menée par une firme britannique spécialisée en sondages et en analyses. Aussi, les employés passent plus de huit heures par semaine en réunion. Donc au moins une journée par semaine.

Ce qui fait que techniquement, si on soustrait huit heures inutiles et non productives par semaine, nous serions capables d’avoir une semaine de travail de quatre jours. Nous y reviendrons plus tard.

Replongez dans votre mémoire : combien de fois vous ou des membres de votre équipe avez pris une décision importante au cours d’une réunion? Vous avez du mal à vous souvenir de la dernière fois? C’est normal. Sachez que 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision.

De là est né le terme de réunionite, qui est la tendance à organiser des réunions de travail inutiles et sans réelles prises de décisions. La réunionite découle de la frustration des employés face à un flot de rencontres qui ont quatre défauts majeurs :

Le nombre de participants élevé

Des durées trop longues

Absence d’objectifs

Manque de prise de décision

Même si la mesure de l’efficacité d’une réunion est une notion subjective, nombreux sont les travaux qui mettent en évidence le manque d’efficacité des réunions à répétitions. Toutefois, des solutions existent pour y remédier.

Les solutions pour rendre les réunions plus efficaces (et plus attractives)

Souvent vous et vos collègues assistez un peu à contrecœur aux réunions que vous jugez souvent inutiles. Soit par manque de motivation, soit parce que vous estimez que le sujet abordé ne vous concerne pas, ou alors que vous ne comprenez pas l’objectif de la rencontre.

Si au sein de votre entreprise vous constatez que les réunions vous font perdre du temps plus qu’elles vous en font gagner, il est temps de se poser les bonnes questions?

Est-ce que j’invite les bonnes personnes à la réunion?

Est-ce que ma rencontre va durer trop longtemps?

Y a-t- il un sujet précis pour lequel j’invite mes collègues?

Pourquoi ne pas écrire aux personnes concernées?

Voici donc quelques actions qui peuvent vous éviter des réunions inutiles et rendre celles jugées essentielles plus intéressantes et plus efficaces :

Choisir le bon type de réunion

Essayez de savoir combien de collègues vous devez inviter lors de votre réunion. Est-ce qu’il faut une rencontre élargie? Ou la situation permet-elle de rencontrer les collègues concernés un à un?

Il n’y a pas pire sentiment que de se sentir inutile ou de trop lors de la tenue d’une réunion. Si votre collègue ne voit pas l’intérêt d’assister à la rencontre et qu’il n’a aucun rôle à jouer dans la raison pour laquelle vous le convoquez, ne comptez pas sur lui pour être motivé.

Favoriser le bon type de communication

Pensez à l’objet de votre réunion. Êtes-vous en mesure de présenter la chose par écrit à vos collègues? Alors votre réunion est peut-être inutile. Chacun des membres de votre équipe prendra le temps de lire votre courriel explicatif et viendra vous voir si un point n’est pas clair. Ce serait donc inutile de mobiliser toute l’équipe pendant une demi-heure ou une heure.

Comment organiser une réunion efficace?

Vous êtes convaincu que votre réunion est nécessaire pour votre équipe. Vous devez donc les inviter à réfléchir, à discuter ou à débattre d’un projet. Voici quelques conseils pour rendre le moment de rencontre fructueux et efficace.

Planifiez la réunion et communiquez l’objet de votre rencontre

Quand on invite les collègues, on leur demande de laisser tout ce qu’ils ont en suspens au travail. Vous devez donc être clair quant à l’objet de l’invitation. Pourquoi sommes-nous là? C’est la première question que se posent les collègues. À vous d’y répondre avant leur arrivée.

Si vous invitez vos collègues par courriel, mentionnez donc l’objet clairement et dites combien de temps votre rencontre va durer. Une demi-heure, une heure et demie? La nuance est importante et permet à tout le monde d’organiser sa journée.

Dépendamment du temps de votre réunion, faites un plan du déroulement de la rencontre. Par quoi commencer? Comment amener le sujet? Comment trouver un ordre du jour? Pensez à tous ces points avant de débuter votre rencontre.

Définissez un objectif clair

Qu’est-ce qui doit se passer quand on finit la réunion? Décider de quelque chose? Organiser un événement? Se pencher sur un problème?

Les participants aiment savoir à quoi s’attendre. Communiquer l’objectif d’une réunion leur permet de se l’approprier, en plus de se sentir concernés.

Maîtrisez le temps de parole de chacun

N’envisagez pas un monologue. Vous perdrez tout le monde au bout d’un maximum de dix minutes. Partagez le temps de parole avec vos collègues. Prenez le temps d’écouter les idées de tous.

Idéalement, vous pourriez éviter le numérique pendant vos réunions. Un cahier de notes et un crayon, ça fonctionne encore et ça garantit plus d’attention des participants.

Finissez avec des décisions

Une réunion sans décision ou plan d’action final, ça a un goût d’inachevé et ça donne clairement l’impression (juste) que les réunions ne servent pas à grand-chose.

Décidez, agissez et conseillez si vous êtes en droit de le faire. L’objectif d’organiser une réunion est de résoudre un problème ou d’avoir un plan d’action pour y arriver.

Si vous êtes en mesure d’établir un échéancier avec le reste de l’équipe, ce serait l’idéal. Ainsi, votre réunion aura vraiment servi à avoir un plan d’action clair et lisible pour tous.

Pour finir…

Les réunions et autres rencontres de travail demeurent importantes pour la prise de décision au sein d’une équipe. Si vous occupez un poste en télétravail ou en mode hybride, il faut doublement évaluer leur pertinence afin de ne pas tomber dans l’excès et causer l’épuisement des troupes.

Pensez à toujours fixer des objectifs clairs et des lignes directrices dans le cadre de vos réunions, elles seront ainsi plus attractives et plus constructives.