8 éléments à considérer pour bâtir un guide d’utilisation des médias sociaux efficace en entreprise
Publié le 7 juillet 2014
Encourager les employés à participer à la vie numérique organisationnelle est essentiel pour assurer la diffusion des messages officiels et accroître la visibilité de l’entreprise sur le web. Une entreprise doit réussir à encadrer les interactions de ses employés pour prévenir les débordements, pouvant devenir incontrôlables si aucune initiative interne n’a été préalablement mise en place. Bien que les employés représentent les premiers ambassadeurs de l’entreprise sur le web, des lignes directrices bien établies permettent de les guider dans leurs interactions tout en permettant à l’entreprise d’obtenir les retombées visées sur le web 2.0.
Quelques éléments de base peuvent être considérés dans la mise en place d’un guide d’utilisation efficace en matière de médias sociaux, spécifiquement adapté au contexte d’entreprise.
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Selon les objectifs définis par une entreprise dans sa stratégie web, le choix des mots peut avoir une influence dans la contribution des employés. Il peut être conseillé de parler d’un «guide d’utilisation» plutôt que d’une «politique». Généralement, l’adhésion se fera plus aisément auprès des employés s’il n’y a pas imposition d’une politique, mais plutôt diffusion d’un guide d’utilisation pour encadrer leurs interactions. Le guide d’utilisation vise ainsi à sensibiliser et à renseigner les employés pour les inciter à participer à la vie numérique de l’entreprise.
2) La présence et les interactions de l’entreprise sur les différentes plateformes sociales
En plus de communiquer les médias sociaux sur lesquels l’entreprise est présente, le guide d’utilisation peut proposer aux employés des exemples d’interactions souhaitées. Que ce soit un partage sur LinkedIn, un «retweet» sur Twitter ou un «Like» sur Facebook, une entreprise peut miser sur une stratégie spécifique sur chaque média social choisi pour atteindre ses objectifs.
3) La transparence au cœur d’une adhésion optimale auprès des employés
La transparence d’une entreprise dans son discours favorise l’adhésion et encourage les employés à s’investir. Que ce soit pour faire rayonner sa marque corporative ou sa marque employeur, une entreprise ne doit pas avoir peur de diffuser ses orientations et ses objectifs en matière de médias sociaux. Une entreprise peut également présenter une section dans son guide d’utilisation permettant d’effectuer des parallèles entre les médias sociaux et sa mission, sa vision ainsi que ses valeurs. L’initiative permet de renforcer le sentiment de cohérence de l’entreprise dans l’ensemble de sa stratégie de communication
4) L’éducation par rapport aux bonnes pratiques sur les réseaux professionnels
Les réseaux professionnels agissent comme vitrine professionnelle autant pour l’entreprise que pour ses employés. Pour soutenir les employés dans leurs interactions en ligne, une entreprise peut proposer une procédure pour les guider dans l’optimisation de leur profil sur ces réseaux. Cette initiative permet de maintenir l’employabilité des employés tout en faisant rayonner l’entreprise. C’est ainsi qu’un profil d’employé mettant de l’avant son entreprise permet d’en optimiser référencement.
5) La mise en garde quant aux conséquences d’une utilisation inadéquate des médias sociaux
Une entreprise peut annoncer les conséquences reliées à des actions jugées inacceptables sur le web. Des actions peuvent être dirigées auprès d’un employé exprimant des propos diffamatoires par rapport à l’organisation, un autre employé, un client ou toute autre partie prenante de l’entreprise. La diffusion d’information confidentielle peut également être réprimandée. La définition de règles de base permet de prendre action suite à une situation atteignant directement et négativement l’entreprise.
6) L’obtention de l’autorisation de représentation des employés
Dans le guide d’utilisation des médias sociaux, il est essentiel d’inclure une autorisation de représentation. Les médias sociaux évoluent à une telle vitesse que les photos, les vidéos et les publications mettant en vedette des employés peuvent rapidement parcourir le web. Il s’avère essentiel de s’assurer que les employés donnent leur accord et leur consentement pour une telle diffusion d’information.
7) La diffusion à l’interne des initiatives
Que ce soit par l’intermédiaire d’un courriel, d’une affiche ou de l’intranet, il est essentiel que les employés soient informés de l’orientation de leur entreprise en matière de médias sociaux. Une gestion de la présence sur le web d’une entreprise doit être mise en place et les employés en être informés. Des initiatives de formation auprès des employés peuvent également être implantées. Ce ne sont pas tous les employés qui possèdent le même niveau de compréhension et de maîtrise des bonnes pratiques en matière de médias sociaux. Certains employés peuvent même volontairement choisir de s’abstenir d’interagir sur les médias sociaux par manque de connaissance.
8) La personnalisation du guide d’utilisation pour répondre aux besoins de l’entreprise
L’orientation d’une entreprise en matière de médias sociaux peut varier d’un secteur et d’un domaine d’activités à un autre. Autant une entreprise peut être ouverte à se lancer tête première dans les médias sociaux qu’une autre peut être un peu plus réticente. Cependant, aucune ne peut ignorer l’importance que prennent les médias sociaux dans la relation avec les employés, les clients, les candidats ainsi que le grand public.
