Comment intégrer un nouvel employé en télétravail?
Publié le 8 juillet 2020
Intégrer et former un employé est une partie importante – et coûteuse – du processus de recrutement. La formation des nouveaux employés coûte en moyenne 3 000 dollars. Les responsables des ressources humaines doivent donc rendre le processus aussi efficace que possible afin de respecter à la fois les ressources de l’entreprise et le temps d’un nouvel employé.
Cela peut sembler difficile à croire, mais il existe un certain nombre d’entreprises qui embauchent actuellement des employés. Alors que les entreprises et le marché du travail continuent de réagir à la pandémie COVID-19 en cours, les gens cherchent toujours un travail en fonction de leurs compétences et leurs capacités.
Voici les mesures efficaces que les responsables des RH peuvent prendre lorsqu’ils se demandent comment former et intégrer un nouvel employé dans un contexte de télétravail:
- Soyez prêt
- Donner les bonnes ressources aux employés
- Encourager les questions
- Soyez présent (mais ne faites pas de micromanagement)
- Donner le sentiment de faire partie de l’équipe
Soyez prêt
La formation et l’intégration prennent du temps, et si la préparation n’est pas assez bonne, cela ne fera que prolonger le processus. Imaginez que vous êtes professeur dans une école, vous devez vous présenter chaque jour avec un plan de cours. Prenez le temps de préparer tous les documents et toutes les informations dont un nouvel employé aura besoin pour démarrer, et planifiez la façon dont vous voulez que les premiers jours se passent. Donnez-lui des objectifs précis qui l’aideront à marquer ses progrès, mais laissez-lui une petite marge de manœuvre pour s’adapter au mieux à ses besoins d’apprentissage.
Des exemples et des guides préparés aideront à intégrer à distance un nouvel employé, lui permettant d’apprendre et de s’exercer par lui-même. Envoyez-lui ces informations à l’avance si possible. Si le nouvel employé a le temps de tout revoir avant, il peut déjà préparer des questions et identifier les domaines qui pourraient lui sembler déroutants.
Le processus d’intégration à distance nécessitera naturellement un certain ajustement, mais une préparation préalable permettra de gagner du temps et de faciliter le déroulement des choses.
Donner les bonnes ressources aux employés
Lorsqu’on commence à former à distance un nouvel employé, il est important de lui donner dès le départ toutes les ressources nécessaires pour réussir. Une préparation un peu plus poussée est nécessaire en raison des exigences techniques accrues. Le télétravail est une situation nouvelle pour beaucoup d’entre nous, alors assurez-vous de toujours laisser du temps pour vous adapter à tout problème technique.
Pour s’assurer qu’un nouvel employé dispose des bonnes ressources, il faut également avoir accès aux membres utiles de l’équipe de travail. Après tout, les employés sont les ressources les plus importantes d’une entreprise. Collaborez avec le service informatique pour vous assurer qu’un nouvel employé dispose du bon équipement et du bon logiciel qu’il utilisera dans l’exercice de ses fonctions. Prévoyez tous les dépannages au préalable. Cela vous permettra de gagner du temps pendant la période de formation et d’intégration.
L’observation au poste de travail s’est avérée être un moyen efficace d’aider les nouveaux employés à donner le meilleur d’eux-mêmes plus rapidement, et peut même contribuer à les faire progresser dans leur carrière. Si un autre employé est appelé à occuper un poste similaire, veillez à le mettre en contact avec une personne ayant une expérience avérée.
Encourager les questions
Certaines personnes sont naturellement plus introverties que d’autres. Le fait de se trouver dans une nouvelle situation et de rencontrer de nouvelles personnes peut créer des sentiments d’anxiété et de timidité. C’est pourquoi les responsables des ressources humaines doivent encourager les questions et engager un dialogue lorsqu’ils travaillent à distance avec un nouvel employé.
Les employés doivent avoir le sentiment qu’ils peuvent poser des questions à tout moment, car c’est la seule façon d’apprendre. Plus ils poseront de questions, plus ils pourront s’adapter rapidement à leur nouveau poste.
Les responsables des ressources humaines doivent se faire un devoir de demander aux nouveaux employés s’ils ont des préoccupations ou s’ils ont besoin de précisions. Cette période d’intégration devrait être comme une rue à double sens, où le manager et l’employé parlent librement de toutes les facettes des tâches et des projets professionnels.
N’hésitez pas à demander à la nouvelle recrue s’il y a quelque chose qu’elle ne comprend pas bien ou si elle a besoin de plus d’explications. Il est beaucoup plus facile de l’aider à apprendre pendant le processus d’intégration que d’attendre qu’elle fasse son travail pendant des jours ou des semaines.
Soyez présent (mais ne faites pas de micromanagement)
Vous devez toujours aider et soutenir un nouvel employé, mais il est important de fixer des limites au niveau du micromanagement. Le micromanagement des employés n’est jamais une bonne idée, surtout lorsqu’ils commencent à peine.
Lorsqu’on les interroge sur ce sujet, 71 % des employés déclarent que le micromanagement a eu un impact négatif sur leurs performances professionnelles, et qu’elle ne devrait pas interférer avec leur formation et leur intégration.
Compte tenu de la distance physique, un superviseur souhaite savoir en permanence comment se portent les nouveaux employés.
Cependant, il est important de leur donner l’espace dont ils ont besoin pour apprendre et s’adapter par eux-mêmes à une nouvelle culture de travail. Inutile de faire constamment du surplace et contrôler chacun de leurs mouvements pendant les deux premières semaines, même si votre objectif est d’aider.
Donner le sentiment de faire partie de l’équipe
Le meilleur type de lieu de travail est celui où les gens se respectent et se soutiennent mutuellement, sont toujours prêts à collaborer et sont désireux de travailler ensemble afin d’atteindre des objectifs communs. Une communauté de travail forte est la clé du succès d’une entreprise, et cela ne change pas lorsque les gens travaillent de la maison. S’assurer qu’un nouveau membre de l’équipe a le sentiment d’appartenir à cette communauté permet d’établir la confiance entre les collègues et profite à tous.
Les rendez-vous virtuels et les appels Zoom sont rapidement devenus la nouvelle norme pour les équipes de travail. Ils peuvent toujours être un moyen efficace de rester en contact avec nos collègues et d’entretenir des relations, tant que nous n’exagérons pas avec la Zoom fatigue.
Toutefois, prenez des mesures pour éviter de submerger un nouvel employé, ne le présentez pas à toute l’entreprise lors d’un appel vidéo massif. Créez plutôt des groupes plus restreints de personnes avec lesquelles un nouvel employé travaillera régulièrement, ce qui lui permettra de faire connaissance avec quelques personnes à la fois.
Pour finir…
Trouver une bonne façon d’intégrer un employé a toujours été chose importante, et cela n’a pas changé en contexte de télétravail. Un processus d’intégration et de formation sans heurts est bénéfique pour tous, et les responsables des ressources humaines et les formateurs doivent y réfléchir sérieusement et y consacrer des efforts.
Lorsqu’il est temps d’intégrer à distance un nouvel employé, bon nombre des mêmes principes s’appliquent toujours, à condition que chacun fasse l’effort d’être patient et de comprendre ces circonstances uniques. Avec une bonne préparation, il est possible d’avoir un processus d’embarquement efficace, même lorsqu’il est effectué à distance.
