Le délai de recrutement

Publié le 12 janvier 2015 Par Andée Laforge

Dans mon dernier billet, je vous parlais de l’importance en tant que recruteur de devenir plus efficace et plus efficient. Afin de continuer sur ma lancée, et pour vous aider à mieux maîtriser les différentes facettes de la mesure en recrutement, je vais poursuivre avec un indicateur très prisé autant par les recruteurs que par les gestionnaires : le délai de recrutement.

Qu’est-ce que le délai de recrutement?

Dans une autre vie, alors que j’étais plus reliée aux opérations, et bien, pour moi, le délai de recrutement était ce qui avait le plus d’importance (bien avant les coûts…). Je m’entends encore dire : « Si je n’ai pas mon nouvel opérateur de machinerie ce lundi, toute ma ligne de production va arrêter. Je m’en fous combien ça coûte, il ne faut pas arrêter… j’ai des commandes à livrer ».

Pour un gestionnaire, le délai de recrutement est primordial, bien que ce qu’il cherche en réalité à obtenir soit le délai de début de travail. J’en reparlerai un peu plus loin. Sachez que le délai de recrutement peut porter différents noms, soit le délai d’embauche ou le délai de dotation.

Mais qu’est-ce que c’est exactement? Il s’agit du temps requis en nombre de jours calendrier pour pourvoir un poste. Voici la formule :

Plus le délai est long, plus cela occasionne des pertes de productivité et d’opportunités pour votre organisation. Le délai de recrutement est fort utile pour une meilleure planification de la main-d’œuvre (et une meilleure planification de projet). Il est aussi important de ventiler cet indicateur par département, division, unités d’affaires, catégorie d’emploi, niveau hiérarchique et source de recrutement.

Je vous suggère de calculer cet indicateur autant pour les postes comblés à l’externe (délai de recrutement externe) que pour les postes comblés à l’interne (délai de recrutement interne). Je ne vous apprendrai rien en vous disant que le délai de recrutement interne devrait être plus petit que le délai de recrutement externe. Il faut aussi comprendre que le délai de recrutement est directement lié à la catégorie d’emploi, au niveau hiérarchique du poste ainsi qu’à la complexité de recrutement.

Je répète souvent qu’il faut faire attention au délai de recrutement moyen, bien que la plupart des organisations s’en satisferont. Malheureusement, l’utilisation d’un délai moyen peut cacher des délais encore plus longs pour certains postes critiques ou générateurs de revenus. Il est donc important de calculer cet indicateur par département, division, unités d’affaires, catégorie d’emploi, niveau hiérarchique, postes critiques et source de recrutement.

Le délai de recrutement est votre mesure, c’est-à-dire celle du recruteur. Vous devez faire attention lorsque vous partagez vos délais de recrutement avec vos gestionnaires (lire vos clients). Le gestionnaire pourrait mal interpréter cet indicateur. Afin d’éviter cette situation, vous devriez davantage lui parler de délai de début de travail. Ainsi, vous gérerez mieux ses attentes. Il vous faut donc mesurer les deux délais. Puisque le candidat doit donner un préavis à son employeur, on aura toujours affaire à un délai inévitable sur lequel vous n’avez aucun contrôle. Pour des employés à l’heure, le délai de préavis moyen est de deux semaines. Cependant, plus le poste augmente dans la hiérarchie, plus le délai augmente. Par exemple, pour un poste de gestionnaire sénior, celui-ci peut aller jusqu’à 20 semaines! Le délai de début de travail est donc le temps requis (nombre moyen de jours calendrier) pour arriver à la première journée de travail. La formule est la suivante :

Améliorer la vélocité de votre processus de recrutement

Dans un contexte de rareté de main-d’œuvre qualifiée comme nous le vivons présentement, le délai de recrutement devient primordial. Afin de vous démontrer l’impact d’un processus de recrutement lent, je vous propose l’analogie du bal des finissants. Je vous demande de faire un petit retour en arrière (il y en a pour qui le retour sera moins long que d’autres). Vous souvenez-vous lorsque l’annonce de la date du bal des finissants sortait enfin? Les tractations commençaient. Dès la première semaine après la sortie de la date, vous demandiez à votre aspirant le plus désirable de vous accompagner. Si vous aviez le malheur d’attendre 45 jours, vous vous retrouviez avec votre petite voisine ou avec le «pichou» de la gang. C’est la même chose en recrutement!

Selon le Dr John Sullivan, la performance des recrues (pour des postes spécialisés et en demande) diminue de 1 % chaque jour où l’on repousse la décision d’embauche. On ajoute 10 jours au délai normal et on se retrouve avec une baisse de performance de 10 %, ce qui n’est pas rien! Pour une firme comme Amazon où le revenu par employé est de 750,000 $, une baisse de performance de 10 % équivaut à une perte de 75,000 $ pour chaque nouvelle embauche. À vue de nez, 75,000 $ c’est beaucoup plus que le coût moyen par embauche, non? Faites le calcul chez vous pour voir, juste pour voir. Cela vous donnera certainement des arguments pour accélérer votre processus de recrutement, et ainsi pour investir dans de nouvelles façons de faire…

Selon les recherches du Dr Sullivan, les meilleurs candidats (le top 10) sont souvent déjà recrutés après seulement 10 jours sur le marché. Si votre processus s’étend sur 60 jours, vous n’avez aucune chance. Chaque jour où un poste critique demeure vacant, cela équivaut à des pertes de revenus, d’innovation et de productivité. Pour un poste de ventes, par exemple, cela équivaut jusqu’à 5 000 $ de pertes par jour.

Un processus d’embauche lent nuit à votre image, à votre marque employeur, à votre expérience candidat, à vos employés, à vos clients ainsi qu’à vos gestionnaires. Ai-je besoin d’en dire plus?

Analyser les étapes de votre processus de recrutement

Pour être en mesure d’améliorer la vitesse de votre processus de recrutement, vous devez tout d’abord identifier les étapes les plus longues de votre processus actuel : celles qui engendrent des délais inutiles et qui créent des goulots. La meilleure façon de le faire est d’établir une carte de votre processus contenant les différentes étapes ainsi que le délai minimum, moyen et maximum pour chacune d’elles. Commencez à analyser et à améliorer celles qui ont les plus grandes variations de temps (la différence entre le délai maximum et minimum). Selon le Dr Sullivan, les goulots habituels dans les processus de recrutement sont :

La planification des entrevues
L’analyse des CV (screening)
Le processus d’approbation des nouvelles réquisitions
La réouverture d’une réquisition avec des spécifications plus réalistes

Une chose est certaine : dans l’état actuel du marché, qui est hautement compétitif, vous prenez un très grand risque si vous ne tentez pas d’améliorer la vitesse de votre processus de recrutement. Vous prenez aussi un très grand risque si vous tentez de faire les choses de la même façon et avec les mêmes ressources, mais seulement en accélérant (pour ne pas dire en rushant) chacune de vos étapes. Vous risquez ainsi de faire de graves erreurs. Il faut plutôt tenter de faire les choses différemment, que ce soit en utilisant de nouveaux outils, en automatisant les étapes ou encore en ajoutant des ressources supplémentaires. Finalement, l’élimination de certaines étapes (en espérant que cela n’affectera pas la qualité de votre processus) pourrait également s’avérer très risquée. Il n’y a qu’une seule façon de procéder et c’est de bien mesurer, d’analyser et de prendre action.

En conclusion

Les conditions actuelles font en sorte que le recrutement est souvent en haut de la liste des priorités de la haute direction. La rareté de la main-d’œuvre spécialisée, notamment, justifie l’importance de connaître son délai de recrutement. Bien entendu, dans un monde parfait, le délai pour des postes critiques serait nul ou tendrait le plus possible vers zéro. Or, nous ne sommes pas dans un monde parfait, et nous ne sommes pas non plus les Google et les Amazon qui ont accès à un large bassin de candidats. Mesurez votre délai de recrutement, analysez-le sous tous ses angles, puis décortiquez les étapes de votre processus. C’est la seule façon de pouvoir s’améliorer!

Comme je le dis souvent (même si la phrase n’est pas de moi) : « Tout ce qui se mesure s’améliore. » Bonne chance!