Votre premier manuel de l’employé

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Recherche d'emploi

Le manuel de l’employé est un outil de référence appuyant différentes facettes de la gestion des ressources humaines. Il soutient non seulement le processus d’accueil et d’intégration, mais favorise également la communication interne et la transparence de la direction vis-là-vis les employés. Les règles sont claires et applicables à tous, ce qui engendre un sentiment d’équité et de justice au sein de l’organisation.

Le manuel de l’employé fait en sorte que l’on s’éloigne des scénarios personnalisés qui, au fil du temps, créent un écart important dans les conditions de travail parmi les employés. Dans une situation où une entreprise croît très rapidement et qu’il y a davantage de ressources à gérer, un mode de gestion informel et personnalisé pour chaque employé pourrait devenir problématique. Ainsi, le manuel employé devient nécessaire et même indispensable pour instaurer des bases organisationnelles communes à tous les employés.

L’élaboration d’un manuel de l’employé

D’abord, le temps nécessaire pour la création d’un manuel employé, incluant une révision d’autres employés (tels que les gestionnaires, la direction, etc.) peut prendre une trentaine d’heures. Bien entendu, il ne s’agit qu’un repère, car le temps nécessaire est variable et propre à chaque entreprise.

Afin d’être en mesure de procéder à la rédaction d’un manuel employé, certains éléments requièrent une clarification.

1. À qui s’adresse le manuel de l’employé?

Il importe de se demander si le manuel de l’employé s’adressera uniformément à tous les employés ou si certaines catégories d’emploi ou certaines divisions au sein de l’entreprise requièrent des particularités différentes. Par exemple, une entreprise pourrait consacrer une section de son manuel employé pour les travailleurs affectés sur une chaîne de production, compte tenu que les horaires et les conditions de travail peuvent différer du personnel professionnel.

2. Les lignes directrices

La rédaction d’un manuel de l’employé oblige l’entreprise à faire une certaine réflexion. Elle doit se questionner sur ses pratiques RH et sur l’orientation de sa gestion des ressources humaines pour ensuite élaborer des lignes directrices claires (par exemple les horaire de travail, les congés, la politique de rémunération, les évaluations du rendement, les mesures disciplinaires, etc.)

3. D’autres éléments possibles à intégrer dans le manuel de l’employé

• Message de la direction : présentation de l’organisation et des objectifs du manuel, dans un contexte d’accueil de nouveaux employés
• Historique de l’entreprise : comment l’entreprise s’est développée depuis sa création?
• Mission, défis et orientations : raison d’être de l’entreprise, orientations prises et principaux défis
• Valeurs de l’entreprise : éléments qui guident les actions internes et externes et suscitent un engagement de la part des employés
• Attentes  envers les employés : les comportements attendus pour atteindre les objectifs et contribuer au succès de l’organisation
• Organigramme : structure organisationnelle présentant les liens hiérarchiques entre les postes
• Politiques internes : réseaux sociaux, harcèlement, SST, confidentialité, mesures disciplinaires, etc.
• Communications internes et externes : réunions d’équipe, bulletin d’information, courriel, intranet, etc.

Manuel de l’employé : respect des normes du travail

Une entreprise ne peut prévoir des conditions de travail qui sont en dessous de celles prévues par la Loi sur les normes du travail. À cet effet, voici quelques points à prendre en considération :

La semaine de 40 heures

La semaine normale de travail est établie à 40 heures. Les heures effectuées après cette limite doivent être payées avec une majoration de 50 %. À la demande de l’employé, ce paiement peut être remplacé par un congé d’une durée équivalant aux heures supplémentaires effectuées, majorée de 50 %.

La pause n’est pas obligatoire

Si elle est accordée, elle doit toutefois être rémunérée et incluse dans le calcul des heures travaillées.

Le temps de repas

Le temps de repas n’est pas rémunéré, sauf si l’employé ne peut quitter son poste.

La durée des vacances

Le droit aux vacances s’acquiert pendant une période de 12 mois consécutifs
Appelée année de référence, cette période s’étend du 1^er mai au 30 avril, sauf si l’employeur fixent d’autres dates.
La durée des vacances est établie en fonction de la période de service continu du salarié.

Des congés sont également prévus pour les raisons suivantes :

• Maternité, paternité et parental
• Décès ou suicide
• Maladie, don d’organes ou de tissus à des fins de greffe, accident et obligations familiales
• Mariage ou union civile
• Naissance, adoption et interruption de grossesse
• Réservistes
• Victime d’acte criminel et son entourage

Ajoutez-y votre couleur!

Bien qu’un manuel employé soit un outil de référence, rien ne vous empêche d’y mettre votre couleur et d’apporter votre côté innovateur et imaginatif. Vous pouvez ainsi y ajouter de la couleur, des images, etc., pour le rendre visuellement attrayant. L’important est que votre manuel employé reflète bien l’image de votre entreprise.

Subvention possible pour les PME

Le développement ou la bonification d’un manuel employé, pour y ajouter par exemple de nouvelles politiques d’entreprises, sont des pratiques de GRH qui peuvent être subventionnées par Emploi-Québec. Renseignez-vous!

Le saviez-vous? Proxima Centauri accompagne les entreprises et les organisations depuis 2008 dans l’élaboration des processus d’accueil et d’intégration. Informez-vous!