Adjoint administratif, croisières et événements

L’Administration portuaire de Québec (APQ), organisme autonome à gouvernance partagée, poursuit la mission de développer le commerce maritime et d'ainsi contribuer au développement économique de la région de Québec et à celui de l’ensemble du Canada. L’APQ tire ses revenus de ses activités portuaires, commerciales et immobilières telles que le transbordement de vrac solide et liquide, les croisières internationales et les activités d’Espaces Dalhousie pour ne citer que quelques exemples. Consciente du positionnement géographique stratégique de même que des qualités urbaines exceptionnelles qui caractérisent le territoire qu’elle occupe, l’organisation souhaite croître avec efficience et en harmonie avec l’environnement humain et naturel dans lequel elle évolue.

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la direction des croisières et événements, le titulaire du poste jouera un rôle clé dans la gestion administrative et la coordination des activités du département. Elle assurera le suivi des dossiers, veillera à la conformité des documents et au respect des délais. Elle participera également à l’organisation des réunions, à la gestion des contrats et des demandes de location, contribuant ainsi à l’optimisation des opérations et à la fluidité du service.

• Agir comme premier répondant du secteur en traitant les demandes de la clientèle interne et externe ou en les orientant vers la bonne personne;
• Assurer la gestion administrative du département;
• Suivre l’évolution des dossiers en cours et tenir l’équipe informé de l’avancement et des problématiques rencontrées;
• Effectuer un suivi régulier avec les fournisseurs afin de s’assurer du respect des délais convenus;
• Répondre aux demandes reçues par les clients par rapport à nos espaces et services;
• Traiter les demandes de location de salles pour événements reçues par téléphone ou courriel;
• Rédiger et formaliser les contrats liés à l’événementiel en salle;
• Structurer et documenter le suivi des livrables des différents services de l’APQ afin d’assurer le respect des délais et la transmission aux gestionnaires;
• Assurer l'organisation des réunions du département;
• Participer aux réunions de démarrage des événements ou activités et en rédiger le procès-verbal;
• Gérer la facturation dans le système et assurer le suivi des comptes à recevoir;
• Finaliser les comptes de dépenses du département et en assurer l’exactitude;
• Concevoir et réviser divers documents pour le département;
• Émettre les demandes de travail pour les tâches réalisées par les ressources internes;
• S’assurer que tous les documents entrants (ententes signées, assurances, paiements, etc.) respectent les exigences contractuelles et sont reçus dans les délais impartis;
• S’assurer que les dossiers clients sont à jours et documenter tous les besoins et particularités;
• Compléter et envoyer aux clients le formulaire des engagements liés aux permis d’alcool, assurer la transmission à la régie et tenir un registre;
• Assurer un suivi auprès de la conformité juridique concernant les divers contrats et appels d’offres;
• Réaliser toutes autres tâches connexes.