Executive Assistant

Date limite pour présenter sa candidature :

Adresse :

Groupe de famille d'emploi :

This is a hybrid role, requiring you to come to the office at least twice a week at our beautiful offices in downtown Toronto at BMO Place.

This role will primarily support the Chief Data & Analytics Officer, Marketing Data, Analytics & Loyalty, and the Head of Brand, Sponsorship, & Social. The Executive Assistant performs a variety of administrative and clerical tasks, financial and human resources administration, monitoring execution of action items and co-ordinating multi-attendee workshops and offsites. The role provides general offices services ensuring all administrative and operational processes and control standards are followed, while seeking to determine, develop, and participate in implementation of improvement opportunities, contributing to the effective and efficient operation of the business group.

Key Accountabilities:

Executive Support:

• Manages and monitors calendars and upcoming events. Prioritize requests for meetings accordingly and ensure prompt responses to all requests. Dispatches meeting invitations, books meeting rooms and arranges for resources and other requirements in support of smooth and efficient meeting facilitation.
• Work with Executive’s direct reports to understand quarterly and annual team priorities and partner to ensure effective lead time in Executive’s calendar for design and communication activities.
• Supports the development of tailored messaging, which may include writing, editing, and distributing communications (e.g., correspondence, presentations, policies & procedures).
• Makes travel arrangements, booking flight/hotel reservations as needed.
• Ability to deal with highly sensitive, confidential information and situations in a discreet and professional manner.
• Prepare and maintain Executive expense and travel claims, including claim preparation, credit card payments, reconciliation of financial transactions with expense account, analysis and verification of out-of-pocket claims, travel claims and invoices prior to forwarding for approval.

Office Management:

• Maintain SharePoint team site administration and organization so team documents/reports are readily available and stored in accordance with BMO’s record retention policies.
• Support team’s Winning Culture initiatives, including engagement and recognition initiatives, BMO Grand Ovations quarterly awards.
• Process invoices for payment in adherence with documented processes and guidelines and vendor agreements.
• Liaises with internal business units and external vendors and participates in the local coordination and implementation of premises and building related matters including incoming / outgoing staff and contractors, relocations, office planning, while ensuring minimal interruptions to business operations.
• Leads the planning, coordinating and implementation of department events.
• Manage and maintain team distribution lists.
• Supports onboarding/offboarding of staff; manages new hire resource request approval process.

Planning & Management:

• Collaborates with internal and external stakeholders to support the team in delivering on business objectives.
• Provides subject matter expertise and advice related to assigned strategic initiatives and act as relationship management for assigned initiatives.
• Provides input into the planning and implementation of administrative programs.
• Builds change management plans of varying scope and type; leads or participates in a variety of change management activities including readiness assessments, planning, stakeholder management, execution, evaluation, and sustainment of initiatives.
• Gathers and formats data into regular and ad-hoc reports, and dashboards.
• Organizes work information to ensure accuracy and completeness.
• Demonstrate ability to proactively think through potential outcomes of projects/initiatives and implications for Executive’s calendar and team priorities.
• Apply project management techniques to ensure appropriate “work back time” in Executive’s calendar to design, develop and prepare for key design sessions, presentations and meetings.
• Display sensitivity to tight deadlines as well as to multiple and changing priorities. Ability to act independently within specific parameters/guidelines and recognize matters requiring a sense of urgency.
• Broader work or accountabilities may be assigned as needed.

Cross Functional Relationships:

• Executive Assistants: Marketing; People, Culture & Brand; Bank Group Heads
• Internal Partners
• External partners

Knowledge & Skills:

• Typically, 5-10 years of relevant experience in an administrative/ professional support function, demonstrating progressive responsibility and post-secondary degree in related field of study. Previous Financial or Consulting services experience a bonus.
• Specialized knowledge from education and/or business experience.
• Proficient in PowerPoint, Word, Excel and SharePoint
• Written communication skills - In-depth.
• Collaboration & team skills - In-depth.
• Analytical and problem-solving skills - In-depth.

Skills:

• Understanding of the business environment in which stakeholders operate
• Strong interpersonal skills working directly with senior internal and external stakeholders
• Proactive, self-starter who actively provides solutions when faced with opportunities
• Be a results oriented, team player who is dedicated to contributing to the team’s success
• Exceptional relationship management skills
• Exceptional organization, time management and ability to manage multiple priorities at a given time
• Energetic and highly motivated with a positive, collaborative and confident attitude
• Exercise discretion when dealing with confidential and sensitive matters
• Strong communication expertise
• Ability to work in fast paced/high volume environment
• Able to deal with ambiguity and reprioritize tasks in response to unexpected changes in priorities/requests

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

Ici, pour vous.

À BMO, nous sommes animés par une raison d’être commune : Avoir le cran de faire une différence dans la vie, comme en affaires. Cette raison d’être nous invite à entraîner des changements positifs et durables pour nos clients, nos collectivités et nos gens. En travaillant ensemble, en innovant et en repoussant les limites, nous transformons des vies et des entreprises et favorisons la croissance économique partout dans le monde.

En tant que membre de l'équipe de BMO, vous êtes valorisé, respecté et entendu, et vous avez plus de moyens pour progresser et obtenir des résultats. Nous nous efforçons de vous aider à obtenir des résultats dès le premier jour, pour vous-même et nos clients. Nous vous offrirons les outils et les ressources dont vous avez besoin pour franchir de nouvelles étapes, car vous aidez nos clients à franchir les leurs. Au moyen de formation et de coaching approfondis ainsi que de soutien de la direction et d'occasions de réseautage, nous vous aiderons à acquérir une expérience enrichissante et à élargir votre groupe de compétences.

Pour en savoir plus, visitez-nous à l'adresse https://jobs.bmo.com/ca/fr.

BMO s'engage à offrir un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous apprenons de nos différences et tirons notre force des gens et de leurs différents points de vue. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Pour demander des mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec votre recruteur.

Remarque aux recruteurs : BMO n’accepte pas les curriculum vitæ non sollicités provenant de toute source autre que le candidat directement. Tout curriculum vitæ non sollicité envoyé à BMO, directement ou indirectement, sera considéré comme la propriété de BMO. BMO ne paiera aucuns frais pour les placements découlant de la réception d’un curriculum vitæ non sollicité. Une agence de recrutement doit d’abord détenir une entente de service écrite valide et dûment signée avant d’envoyer des curriculum vitæ.