Secrétaire à l'école Notre-Dame-de-l'Assomption et à l'école de la Ruche

SECRÉTAIRE

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.

La personne salariée de cette classe d’emploi effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux; elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.

Elle accueille les parents, les enseignants et les élèves et le redirige vers les bons services. Elle peut assurer les premiers soins en l’absence de l’infirmière.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général avec les parents concernant la fréquentation scolaire, entre autres.

Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification, d’inscription et diverses tâches ponctuelles en soutien aux autres membres du personnel de soutien selon les périodes de l’année.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.