Secrétaire de gestion

Situé dans la magnifique région de la Gaspésie, le Centre de services scolaire des Chic-Chocs offre la possibilité de vivre et de travailler dans un environnement naturel, tout en côtoyant des gens dynamiques et dévoués au bien-être et à la réussite de ses élèves.

• La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée

• Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

• Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

• Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

• Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que
  traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des
  recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter
  une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur
  travail commun.

• Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi
  qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.