SECRÉTAIRE D'ÉCOLE

SECRÉTAIRE D'ÉCOLE
École du Parchemin - Côté Collège, East Angus 

Travailler pour nous, c’est avoir la chance d’œuvrer dans un milieu à dimension humaine et dans un environnement de lacs, de montagnes et de forêts. 

Ton rôle 

Ton rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat d’école.   

Tes principales responsabilités 

• Planifier et organiser le travail du secrétariat; 
• Selon les instructions et dans les limites de ta fonction, répondre aux demandes et apporter les solutions dans la mesure de ta compétence; 
• En l’absence de la direction et selon les instructions, informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés; 
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires; 
• Effectuer la tenue des livres comptables du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, d’autres comptes et les dépôts bancaires; 
• Signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir l’argent pour diverses activités ou campagnes de financement; 
• Compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; 
• Procéder aux achats, remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution; 
• Dresser l’inventaire physique des immobilisations du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque; 
• Dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et voir au remplacement du personnel absent; 
• Être responsable de la tenue de registres et de dossiers concernant l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; 
• Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel du centre et, au besoin, le rappeler aux personnes concernées; 
• Exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes. Au besoin, prodiguer les premiers soins et remplir les rapports requis; 
• Effectuer le prêt de volumes et contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport;
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation, au besoin, effectue des rappels; 
• Examine le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; 
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, effectuer les convocations, préparer les dossiers nécessaires, rédiger un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal; 
• Rédiger des notes de service ou des communiqués; 
• Archiver les documents du centre selon la politique en vigueur; 
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution des travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; 
• Faire le suivi du courrier électronique; 
• Tu pourrais être appelé à apporter une aide ponctuelle au personnel du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun; 
• Tu pourrais être appelé à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires du centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien; 
• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes. 

Scolarité requise
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou autre combinaison reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Le centre de services scolaire des Hauts-Cantons se réserve le droit d’évaluer les connaissances pratiques des personnes candidates à l’aide de tests notamment concernant la maîtrise de la langue française, des logiciels Word et Excel. La réussite de ces tests constitue une condition d’obtention du poste.

Connaissances pratiques

• Excellente maîtrise du français écrit, parlé et en rédaction; 
• Maîtrise du logiciel de traitement de texte Word - niveau avancé et du chiffrier électronique Excel - niveau intermédiaire; 
• Maîtrise du logiciel PowerPoint;
• Connaissances et aptitudes en comptabilité; 
• Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat. Maîtrise d’une méthode de doigté et connaître la disposition de texte;
• Discrétion et diplomatie; 
• Grand souci du service à la clientèle; 
• Capacité de travailler en équipe, de gérer adéquatement son temps et de prendre des initiatives. 

Supérieur immédiat 
Direction de l'école.

Horaire
Du lundi au vendredi de 8h à 16h (35 heures).
​​​​​​​Remplacement à durée indéterminée.

Le centre de services scolaire implante un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Elle invite les membres de ces groupes visés par le programme à s'identifier lors du dépôt de leur candidature.