Agent(e) de soutien administratif

Description générale du poste :

Sous la supervision de la Gestionnaire Senior des programmes aux nouveaux arrivants-Peel Halton, l’agent de soutien administratif assure l’appui administratif à la Gestionnaire et du programme dans la région de Peel-Halton.

Responsabilités générales :

Le ou la titulaire du poste s'acquittera des tâches et des responsabilités générales suivantes :
• Apporter un soutien administratif à la Gestionnaire Senior des Services auxnouveaux arrivants.
• Assurer un appui technique et administratif à l’équipe de Pearson
• Faire un suivi dans la production et la multiplication de la documentation à distribuer à Pearson
• Cordonner avec l’agente de liaison et les intervenants pour faire la promotion des ateliers/activités
• Remplacer à la réception/bureaux satellites selon les besoins
• Faire les comptes de dépenses et préparer la réconciliation mensuelle des comptes de la petite caisse
• Compléter les bons de commande pour l’achat des fournitures de bureau au besoin
• Maintenir à jour les ressources documentaires nécessaires
• Préparer le matériel de travail pour les nouveaux collègues auprès du département IT, RH et vérifier les retours matériels.
• Coordonner, préparer les réunions ainsi que l’ODJ et le compte-rendu des réunions d’équipe
• Participer à l’amélioration des procédures internes du service
• Accomplir toutes les tâches administratives en cas d’absence de la réceptionniste
• Gérer les inventaires des outils de promotion et du matériel de bureau
• Superviser les enregistrements des clients dans l’accueil centralisé et faire les référencements vers les services demandés au besoin
• Autres tâches connexes au besoin

Comptabilité :

• Effectuer des tâches en comptabilité (i.e. achat et approvisionnement en fournitures et équipements de bureau, gestion de la petite caisse, suivi des tableaux récapitulatifs des dépenses)
• Tenir à jour le tableau des dépenses et administrer les demandes d’avances
• Travailler étroitement avec les gestionnaires (confirmer des chiffres de dépenses pour les rapport financiers)
• Vérifier les feuilles de temps des collègues à contrats temporaires et les partager à la comptabilité et aux RH

Qualifications requises :

• Diplôme d’études collégiales en administration
• Excellente maîtrise de la langue française (parlé et écrit) et bonne connaissance de l’anglais
• Minimum de 2 années d’expérience dans un poste de soutien administratif
• Bonne connaissance de la gestion d’une base de données
• Capacité d’effectuer plusieurs tâches en même temps
• Sens de l’initiative et capacité de travailler de façon autonome
• Grande capacité de travailler en équipe
• Bonne connaissance de l’informatique et des Logiciels de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Teams etc.)
• Entregent, tact et respect de la confidentialité

Conditions :

Rémunération annuelle : 43 000 $ + avantages sociaux

La personne retenue doit être disponible pour travailler selon un horaire qui comprend certains soirs et certaines fins de semaine.

Le CFGT encourage les candidatures provenant d’individus représentant la diversité multiculturelle de la communauté franco-torontoise. Le Centre francophone du Grand Toronto souscrit à des politiques sur l’accès, l’équité et la diversité.

Veuillez envoyer votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae, le tout en français, indiquant le titre du poste, au plus tard le 28 novembre 2024 à : emplois@centrefranco.org

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, toutefois, nous communiquerons seulement avec celles pour une entrevue.