Agent·e/adjoint·e administratif·ve

CE QUE NOUS OFFRONS

• Rémunération compétitive avec augmentation salariale annuelle
• 2% de bénéfices marginaux et 2 journées d’absence payées (maladie ou obligation familiale)
• Programme d’Aide aux Employés et aux familles (PAE) dès le jour 1
• Remboursement à 50 % des frais de transport en commun
• Cafétéria sur place et collations santé gratuites
• 5 semaines de fermeture annuelle(4 semaines de congés annuels et 1 semaine de congés fériés)

QUART DE TRAVAIL

Poste temporaire, (12 mois) temps plein, du lundi au vendredi

MISSION

Le Centre Métropolitain de Chirurgie s’adresse à une clientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino-laryngologiques. De plus, le CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la clientèle.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

L’agent·e/adjoint·e administratif·ve apporte un soutien constant au bureau GrS et à la patientèle. Cette personne est responsable de l’ouverture et du suivi des dossiers des patients·es. Ses tâches nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Une approche patient·e par courriel et téléphonique très développée est de mise, et ce, en toute circonstance. Le travail d’équipe et le partage de l’information dans le respect des normes et niveaux de confidentialité sont requis en tout temps.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

Volet agent·e:

• Faire l'ouverture des nouveaux dossiers de patients·es dans Medesync;
• Créer des dossiers électroniques et dossiers papiers;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel;
• Répondre aux courriels info Grs;
• Répondre aux courriels de correspondances;
• Effectuer un support téléphonique aux patients·es;
• Retourner les appels des patients·es dans un délai de 24-48 heures;
• Remplacer les collègues de la réception GrS lors d'absence, de maladie ou de diner lorsque nécessaire;
• Tenir la liste d’attente à jour;
• Faire le suivi des documents manquants des dossiers;
• Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois;
• Envoyer les pochettes trans aux nouveaux·lles patients·es;
• Numériser les formulaires de justification des chirurgies de correction;
• S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire;
• Vérifier les retours des pochettes par la poste;

Volet adjoint·e

• Être responsable des dossiers qui lui sont attitrés lorsque l'évaluation préopératoire est terminée;
• Effectuer les suivis auprès des patients·es qui lui sont attitrés·es, et ce, de façon diligente que ce soit par téléphone ou par courriel;
• Organiser et planifier les dates de chirurgies des patients·es qui lui sont attitrés·es;
• Numériser les documents pour compléter les dossiers (ex. : Résultats, QM2, etc.);
• Répondre aux demandes par courriel de ses patients·es dans un délai de 24-48 heures;
• Retourner les appels de ses patients·es attitrés·es dans un délai de 24-48 heures;
• Tenir le tableau de suivi des chirurgies qui lui sont attitrées à jour;
• Tenir la liste d’attente à jour;
• Envoyer les courriels de confirmation de chirurgies;
• Préparer et envoyer les requêtes opératoires
• Envoyer les courriels d'heure d'admission;
• S'assurer que les patients·es ont passé les tests nécessaires à leur chirurgie (FSC, ECG, etc.);
• Effectuer les demandes d’autorisation et les suivis auprès des provinces des patients·es qui lui sont attitrés·es pour les chirurgies primaires;
• Effectuer les demandes d’autorisation et les suivis auprès des provinces des patients·es qui lui sont attitrés·es pour les chirurgies de corrections;
• Établir, compléter et tenir à jour les dossiers et les documents médicaux confidentiels;
• Compléter les formulaires d’assurance des patients·es qui lui sont attitrés·es;
• Rédiger les lettres de prolongation d’arrêt de travail et toute autres lettres demandées par le personnel médical
• Gérer les paiements;
• Gérer la facturation dans Medesync
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son·sa supérieur·e immédiat·e