Adjoint exécutif senior

L’adjoint(e) exécutif(ve) principal(e) apporte un soutien essentiel à la Présidente, en assurant une gestion harmonieuse des tâches administratives et opérationnelles.

Dans ce rôle, la personne sélectionnée devra :

• Gérer l’agenda, les rendez-vous et les appels de la Présidente
• Organiser les déplacements et l’hébergement de la Présidente
• Prendre en charge la logistique des réunions, la réservation de salles, les procès-verbaux et le suivi des échéanciers
• Aider à la préparation de présentations PowerPoint, de tableaux Excel, etc.
• Compiler diverses statistiques, rédiger des rapports et tenir à jour les données de service
• Recueillir des idées et des concepts à partir de conversations et/ou de séances de remue-méninges et créer des rapports, des propositions et des présentations connexes
• Assurer le suivi des actions convenues par les équipes
• Coordonner les réunions internes et externes de la Présidente
• Tenir à jour les dossiers et le classement
• Traiter les rapports de dépenses
• Répondre aux demandes d’information, préparer la documentation nécessaire et assurer les mesures de suivi
• Fournir un soutien administratif pour la mise en page, la révision grammaticale, le suivi de la traduction et l’adaptation de divers documents selon les normes de Davie
• Examiner et distribuer le courrier
• Coordonner les projets spéciaux au sein du bureau
• Maintenir la gestion des fournitures de bureau
• Aider à certaines logistiques personnelles selon les besoins
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de la Présidente