Responsable, Gestion documentaire

À titre de Responsable, Gestion documentaire, vous serez responsable de suivre et faire respecter les politiques et les procédures établies pour tous les documents émis ou reçus dans le cadre du projet, en utilisant le système intégré de gestion des documents. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe de projet et les équipes fonctionnelles afin de garantir le respect des exigences du projet.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

• Superviser la capture, le contrôle, la mise en circulation et la récupération des documents contrôlés;
• Fournir de la formation et de l’aide aux utilisateurs du système de gestion des documents pour le projet;
• Assurer la liaison avec le département de contrôle documentaire des fournisseurs et des clients afin de garantir le contrôle de tous les documents tout au long des phases du projet;
• Assurer la qualité de la reproduction, de la numérisation et de la distribution des documents conformément aux exigences;
• Communiquer avec les départements (ex. : production, planification, ingénierie, qualité) en cas de question ou de problème fonctionnel concernant le contrôle des documents et fournir des solutions au besoin.
• Identifier et mettre en œuvre un processus de contrôle des documents, et gérer une structure de rapports réguliers répondant aux besoins du projet;
• S’assurer que tous les documents sont disponibles au dernier niveau de révision pour soutenir les livrables internes et externes du projet;
• Assister la gestionnaire dans l’élaboration et l’application des processus de gestion des documents;
• Communiquer à la gestionnaire des renseignements à jour sur l’état des activités de son département et soulever toute problématique rencontrée;
• S’acquitter d’autres tâches connexes au besoin.