Agent.e de soutien administratif, classe 1

Assurer le service à la clientèle et les opérations d’administration courantes:

• Répondre aux demandes d’information de la clientèle pour la formation continue; la RAC, les cohortes et les services aux entreprises;
• Inscrire les gens intéressés à participer à des séances d’informations;
• Percevoir les paiements pour tous les secteurs de la formation continue et procéder aux remboursements si nécessaire;
• Effectuer les encaissements et produire les rapports pertinents;
• Effectuer le dépôt des paiements et effectuer la conciliation et le suivi avec le service des finances;
• Distribuer et/ou recueillir des documents pour les étudiants, le service de l’organisation scolaire ou tout autre service;
• Modifier les informations sur le site web en cas d'absence de la personne responsable au service des communications.

• Offrir un support aux clients pour l’inscription aux ateliers sur le site web ou en personne;
• Analyser l’admissibilité des demandes Services Québec et effectuer les suivis nécessaires avec le client au besoin;
• Compiler, vérifier, faire les suivis et mettre à jour la documentation relative à la reddition de compte pour Services Québec;
• Effectuer les suivis pertinents en cas de modifications avec les collègues impliqués dans l’organisation des ateliers;
• Traiter les changements d’horaires et aviser les personnes concernées;
• Traiter et effectuer le suivi des cas problématiques reliées aux inscriptions sur le site web;
• Envoyer les attestations aux participants des ateliers.

• Accompagner les clients dans leur demande d’admission (suivi, dépôt, etc.);
• Au besoin, vérifier les documents déposés pour les demandes d’admission, faire les photocopies de documents originaux, faire les suivis requis auprès des postulants lorsque les dossiers sont incomplets.

• Effectuer le suivi des paiements des frais exigés pour la clientèle de la RAC;
• Effectuer des relances auprès des candidats ayant des comptes en souffrance dans le but d’obtenir le paiement requis;
• Prendre des ententes de paiement avec les clients en défaut de paiement au besoin;
• Compléter les rapports et documents de suivis pertinents et faire le lien avec le service des finances au besoin.

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
• Posséder une bonne connaissance des logiciels Outlook et TEAMS.

• Connaître le logiciel Clara;
• Bonnes habiletés avec les technologies;
• Connaissance de l’édition de site Web.