Adjointe administrative

Fondée en 1993, ébénisterie Forme & Concept se spécialise principalement dans la fabrication de mobilier intégré et architectural haut de gamme fabriqué avec un éventail très varié de matériaux. L’entreprise œuvre principalement dans le domaine commercial.

Sous la supervision du directeur des opérations, l’adjointe administrative est responsable d’une variété de tâches administratives et de soutien qui assurent le bon fonctionnement du bureau. Entre autres, elle effectue la gestion des communications, tenue des dossiers, achat de matériaux, etc.
Notre entreprise, réputée pour son expertise et son cadre de travail stimulant, recherche une adjointe administrative dynamique. Les principales responsabilités de ce poste incluent :

• Assurer la mise à jour du fichier pour les projets en soumissions, incluant l’entrée de nouveaux projets, l’ajout d’addendas et toute information pertinente;
• Collaborer avec le superviseur de production afin de vérifier la disponibilité des matériaux requis pour chaque projet en cours;
• Effectuer la réception physique du matériel à l’arrivée des commandes, vérifier l’exactitude des factures reçues en les comparant aux bons de commande émis et signaler toute anomalie;
• Mettre à jour le rapport de planification des projets en fonction des heures travaillées;
• Effectuer certaines demandes de prix (soumissions) pour des matériaux ou services requis par l’estimateur dans le cadre des appels d’offres;
• Collecter et entrer les données relatives aux heures de travail des employés de production;
• Gérer l'achat des matières premières standards pour chaque projet;
• Ouvrir et organiser les nouveaux dossiers de projets, en s'assurant que toutes les informations nécessaires sont correctement enregistrées et accessibles pour le suivi;
• Préparer le rapport pour les lettres de conformités;
• Accueillir les représentants des fournisseurs pour prise d’informations
• Répondre aux appels et accueillir les clients et représentants
• Assurer le suivi des rapports d’accident en lien avec la SST et transférer les informations pertinentes au responsable RH;
• Créer les fournisseurs, préparer, traiter et classer les factures ;
• Aider le contremaitre pour l’impression d’étiquettes, documents de production ou feuille de temps ;
• Actualiser le fichier de planification de la production à l’aide des temps réels de la production (feuille de temps)
• Toutes autres tâches connexes.