Adjointe exécutive ou adjoint exécutif

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SOMMAIRE DU POSTE
No de référence interne : 24-25-46

Lieu de travail : Québec ou Montréal
Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP

Horaire de travail :
35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi

Salaire :
Classe 9 dans une échelle de salaire se situant entre 52 397 $ et 106 931 $, selon l’expérience et la scolarité

Statut de l’emploi :
Professionnel régulier syndiqué
(Fonction non officielle, en voie d’être officialisée)

SECTEUR DE TRAVAIL
Direction des services-conseils

CONTEXTE
La Direction des Services-Conseils (DISC) soutient la gouvernance et la performance des administrations publiques québécoises, canadiennes et internationales, principalement au sein de la francophonie. Son offre de services est diversifiée, adaptée aux besoins particuliers de ses clientèles, contribuant à faire de l’ENAP un acteur incontournable en administration publique.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité du directeur de la direction des services-conseils, la personne titulaire assure la coordination de l’essentiel des mandats relevant de la Direction, en soutenant et conseillant son supérieur immédiat quant à la vision et aux stratégies de réalisation des mandats, appuie son supérieur dans la gestion courante des opérations de la direction ainsi que les liaisons avec les autres directions de l’École et les instances concernées. Assurer les fonctions d’organisation, de planification et de liaison entre toutes les parties prenantes impliquées dans les activités et projets relevant de sa direction, les membres des autres directions, les instances de l’ENAP, ses vis-à-vis des autres constituantes de l’Université du Québec, la clientèle et les partenaires.

De façon générale, la personne titulaire aura à :
• Assurer le cheminement des dossiers et projets à présenter aux comités et aux instances de l’ENAP.
• Planifier, organiser et coordonner différents comités et groupes de travail.
• De concert avec l’adjointe de direction, assurer le contrôle de qualité de toute la documentation qui est conçue ou approuvée par la direction, tant au niveau de la mise en forme qu’au niveau du contenu.
• En tenant compte de la planification stratégique organisationnelle et de tous les autres intrants de même nature, élaborer et assurer le suivi du plan d’action de la direction.
• Procéder à l’analyse de dossiers spéciaux de niveau stratégique et politique, identifier les problématiques et enjeux et proposer des solutions.
• Recueillir, analyser et synthétiser l’information issue de différentes sources, afin de comprendre les éléments essentiels d’un enjeu et de proposer diverses solutions menant à sa résolution.
• Produire des avis articulés comportant des recommandations, des scénarios ou des hypothèses étayées par des faits documentés, afin de soutenir adéquatement le processus de prise de décision.
• Collaborer à l’élaboration et la révision de l’offre de service de la direction.
• Assurer un rôle-conseil stratégique auprès de son supérieur immédiat dans la gestion et l’administration des ressources sous la responsabilité de ce dernier ainsi que des mandats.
Entre autres, elle agit à titre de répondante pour l’élaboration et le suivi périodique du budget.
• Agir à titre de personne de référence pour tous les exercices de reddition de comptes impliquant sa direction et pour chacun, établir les modalités d’approbation et de diffusion de l’information qui en découle.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

EXIGENCES
Scolarité
Diplôme de 2e cycle universitaire dans une discipline jugée pertinente (exemples : administration, relations industrielles, sciences sociales).

Expérience
Au moins cinq ans d’expérience pertinente dans une fonction équivalente.
Expérience en coordination de dossiers stratégiques et en matière de services administratifs, notamment en ressources financières ou en gestion contractuelle, constitue un atout.