Adjointe ou adjoint de direction à la Direction générale

Vous êtes une personne organisée, autonome, vous savez faire preuve de discrétion, vous possédez un sens de l’initiative aiguisée et vous aimez relever des défis ? Alors ce poste est pour vous !

SOMMAIRE DU POSTE
NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-48

LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec
Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP.

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi

SALAIRE :
Classe F dans une échelle de salaire se situant entre 24,72 $ et 38,76 $ l’heure

STATUT DE L’EMPLOI :
Régulier, non syndiqué

SECTEUR DE TRAVAIL
Direction générale (DG)

CONTEXTE
La DG assure le rayonnement et le développement stratégique de l’ENAP, en collaboration avec les différents secteurs de l’organisation. Pour ce faire, elle entretient des relations privilégiées avec ses étudiantes et étudiants, sa clientèle, son personnel, ainsi qu’avec ses nombreux partenaires.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire assure la planification, l’organisation et le suivi de l’ensemble des activités administratives du bureau du directeur général, ainsi que celles du directeur du bureau de la direction générale et des relations externes (DBDGRE).

À ce titre, la personne titulaire aura à ;

• Tenir à jour l’agenda et organiser les déplacements du directeur général et du directeur du bureau de la direction générale et des relations externes (DBDGRE).
• Effectuer les recherches nécessaires afin d’assurer les communications et les échanges d’information auprès des différentes unités de l’ENAP, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères, de divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux et de la clientèle ou de les orienter vers la ressource concernée.
• Assurer l’organisation matérielle des réunions et des comités qui sont sous la responsabilité du directeur général ou du directeur de la DBDGRE.
• Traiter la correspondance, les communications et les requêtes adressées au directeur général.
• Participer activement à la production des communications provenant du directeur général.
• Réviser différents textes pour signature ou approbation du directeur général (messages généraux, allocutions, etc.).
• Effectuer des recherches et colliger l’information pertinente aux dossiers des réunions et, au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus.
• Accomplir des travaux administratifs et techniques de nature complexe et nécessitant des connaissances approfondies des activités liées à l’École.
• Agir à titre d’intermédiaire entre le bureau de la direction générale et les autres unités de l’École ou les interlocutrices ou interlocuteurs externes.
• Assurer l’interface avec les adjoint.es de direction et les agent.es de secrétariat des autres unités de l’ENAP, afin notamment de partager les meilleures pratiques et les savoir-faire.
• Collaborer aux différents suivis administratifs de son unité administrative, notamment les suivis financiers, budgétaires et contractuels.

La liste ci-dessus comprend les tâches et les responsabilités principales de la fonction. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et des responsabilités susceptibles d’être effectuées par les professionnel.les dans le cadre de cette fonction.

EXIGENCES
Scolarité
Diplôme d’études collégiales (DEC) technique en bureautique, en administration ou dans une discipline pertinente.

Expérience
Minimum trois années d’expérience pertinente