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SOMMAIRE DU POSTE
NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 24-25-62
LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec
Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP
HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi Selon les dispositions prévues à la convention collective
SALAIRE : Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 22,49 $ et 30,48 $/heure selon l’expérience (Échelle salariale 2022, négociation en cours actuellement)
STATUT DE L’EMPLOI : Régulier, syndiqué SECTEUR DE TRAVAIL
Direction des communications et du rayonnement et direction générale
CONTEXTE
La Direction générale de l’ENAP assure le développement stratégique de l’organisation en collaboration avec les directions et des services de l’ENAP, dont la Direction des communications et du rayonnement. Pour ce faire, elle entretient des relations privilégiées avec ses divers partenaires ainsi qu’avec les membres du personnel et les étudiant.es afin d’atteindre les orientations stratégiques qu’elle s’est fixées.
SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire apporte un soutien à la planification et à l’organisation des activités de la direction générale et du service des communications et du rayonnement en effectuant différentes tâches d’ordre administratif. Elle assure le bon fonctionnement des opérations de son unité et supporte également selon les besoins que ce soit dans l’accomplissement de tâches spécifiques ou pour l’organisation d’activités institutionnelles. La personne soutient la direction des communications dans le rayonnement de l’expertise de l’organisation à travers différents outils et événements, en travaillant étroitement avec l’équipe des communications.
De façon générale, à titre d’agente de secrétariat, la personne titulaire aura à :
- Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
- Soutenir l’équipe des communications et du rayonnement dans la logistique aux événements, la gestion des inventaires de matériel promotionnel ainsi que la gestion des plateformes (intranet, web, etc.)
- Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres, en assurer le suivi, faire les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents, autant en format numérique qu’en format papier, selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.
- Voir à l’organisation de comités et de réunions et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
- Au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus. Informer les personnes responsables concernées des suivis découlant de ces rencontres.
- Effectuer la gestion des boîtes courriel .
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.
EXIGENCES
Scolarité Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.
Expérience Minimum de 2 ans d’expérience pertinente
