Adjoint administratif

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Le ou la titulaire du poste relève du contrôleur. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec celui-ci afin de le soutenir dans la réalisation de l’ensemble de ses tâches opérationnelles quotidiennes liées à la comptabilité et à l’administration.

Il/Elle s’assure de transmettre les documents nécessaires aux institutions financières en s’assurant de la conformité des dossiers selon les politiques et procédures établies. Il/Elle s’assure de vérifier ses courriels et sa boîte vocale et d’en faire le suivi régulièrement à tous les jours.


Principales tâches :

• Vérifier que les dossiers de ventes de la veille ont bien été reçus à partir du fichier des livraisons.
• Examiner chaque dossier pour s'assurer qu'il est complet et conforme aux procédures établies. Effectuer un suivi auprès des personnes concernées en cas d'information ou de document manquant.
• Numériser tous les documents requis pour l’escompte et les envoyer à la banque en respectant le mode de transmission prévu (courriel, fax, ou téléchargement sur la plateforme).
• Surveiller que la transmission des documents a bien fonctionné.
• Valider que les documents pour les rabais Kia ou les subventions soient conformes.
• Transmettre les documents à Kia Canada et/ou aux autorités gouvernementales pour demander les rabais ou subventions prévus dans le dossier.
• Faire les achats de véhicules neufs de Kia Canada.
• Faire les achats de véhicules d’occasion en vérifiant par # de série pour s’assurer qu’il n’y ait pas de doublons. S’assurer de la conformité des documents. Préparer les paiements selon le cas.
• Vérifier les profits et comptabiliser les ventes au gros (wholesales) et les échanges entre concessionnaire selon les procédures établies.
• Conserver en tout temps un système de classement efficace et ordonné.