Assistant(e) greffier(ère)

Sommaire des responsabilités :

Sous l’autorité du directeur du Service du greffe et des affaires juridiques, le titulaire du poste est responsable de superviser le personnel du greffe et de la gestion documentaire. En outre, le titulaire de ce poste assiste le directeur dans l’exécution de ses tâches liées à la gestion des affaires juridiques, à la tenue du greffe de la Ville et à la gestion des documents. Il est plus particulièrement responsable du service des volets greffe et de la gestion documentaire. Il remplit les fonctions de secrétaire d’élection lors d’élections municipales et de référendums.

Responsabilités et tâches :

• Assister le directeur dans les mandats confiés au Service et assumer la gestion de tout dossier administratif ou de tout projet qui lui est confié par le directeur, notamment dans les dossiers de réclamations et en assurances de dommages ;
• Contribuer à la planification des besoins en ressources humaines, professionnelles, financières, matérielles et informationnelles nécessaires à la réalisation des activités du greffe et de la gestion documentaire ;
• Déterminer, en collaboration avec le directeur, les objectifs et les politiques de la Ville en matière de gestion documentaire et d'archives ;
• Gérer les activités du greffe et, à ce titre, rédiger divers documents (ententes, contrats, documents de soumission, etc.), superviser le personnel du greffe, coordonner la préparation et le suivi des séances de comité et publiques, rédiger les résolutions et accomplir les procédures pour la mise en vigueur des règlements, des résolutions et des autres décisions du Conseil ;
• Gérer les activités de la gestion documentaire de la Ville et, à ce titre, contrôler et superviser le personnel dans l’application des calendriers de conservation et de l’archivage des documents papier et numérisés ;
• Élaborer et superviser des procédures, des plans de communication et des outils de soutien aux usagers ;
• Assumer la fonction de greffier selon les pouvoirs prévus par la loi en l’absence du greffier ;
• Collaborer au développement de l’organisation en maintenant à jour le développement de ses compétences techniques et de gestion.