Gestionnaire des événements

Notre client Inscript www.inscriptevent.com une entreprise de Québec fondée en 1995, spécialisée en gestion d’événements, congrès et salons ainsi qu’en gestion d’inscriptions aux événements est à la recherche d’un(e):

Gestionnaire des événements

Poste permanent, temps plein en mode hybride

Vous serez responsable de faire le lien entre notre clientèle en gestion d’événements et notre système d’inscriptions INSCRIPT. Votre rôle sera d’évaluer les besoins de nos clients et mettre en place les formulaires d’inscription les plus efficients pour le succès de leurs événements. Les tâches incluent également le suivi des inscriptions, le service à la clientèle pour les participants, la gestion du comptoir d’inscription sur le site des événements.

Principales responsabilités :

• Rédiger des offres de services et contrats
• Gérer des dossiers d’inscription, depuis l’appel d’offre jusqu’à la fermeture de l’événement
• Documenter les besoins des clients en matière d’inscription
• Réunir tous les textes, adresses, visuels et logos nécessaires pour le montage des formulaires d’inscription en ligne, les courriels automatisés, factures d’inscription, etc.
• Collaborer avec le service informatique pour la mise en place, les tests et suivis des formulaires en ligne et des rapports; s’assurer de respecter les soumissions et les coûts établis
• Former et supporter les clients pour l’utilisation du système d’inscription en mode administrateur
• Collaborer à l’opération de la centrale de services à la clientèle en inscription en répondant aux appels téléphoniques et aux courriels des participants, selon les procédures établies par la direction
• Suivre et vérifier les inscriptions, les paiements, listes et rapports selon les ententes avec les clients
• Étudier les rapports financiers de l’événement afin de signaler d’éventuels problèmes, proposer l’envoi de rappels de paiement aux participants inscrits, etc.
• Effectuer les différentes tâches de planification à la production des insignes d’identification
• Superviser des employés temporaires, en plus de prévoir les espaces de travail, les équipements et les horaires
• Réviser & valider les factures des fournisseurs
• Préparer la facturation des clients
• Réserver l’hébergement et le moyen de transport pour les événements à l’extérieur de Québec
• Réserver les équipements, transporter, monter & démonter les postes d’inscription sur place
• Sur les lieux d’un événement : superviser le montage de l’aire d’inscription; former les employés de saisie, superviser les services d’inscription pendant tout l’événement et gérer les urgences selon les indications du client, etc.
• Assurer le suivi post-événement, les besoins en rapports spécifiques, la remise de la base de données, le suivi des paiements
• Rédiger le post mortem de l’événement et confirmer le service pour l’année suivante
• Contribuer au développement du système Inscript en testant les formulaires en cas de mise à niveau, et en transmettant des suggestions.

Compétences recherchées :

• Maîtrise du français parlé et écrit (orthographe impeccable). Anglais parlé et écrit (un atout)
• Expérience pertinente d’au moins 4 ans au niveau de la coordination ou de la gestion d’événements corporatifs d’envergure incluant la supervision de personnel
• Maîtrise de la suite Office, Outlook, Acrobat et des principaux fureteurs; bonne connaissance de logiciels d’inscription, de réservation ou similaires. Si le travail ne requiert pas de connaissance des langages de programmation, il est toutefois important que le (la) candidat(e) comprenne les mécanismes d’un logiciel d’inscription. Être à l’aise avec les réseaux d’ordinateurs, imprimantes, connexions et nouvelles technologies
• Aptitude pour le service à la clientèle et le travail d’équipe.

Lieu de travail:

Québec; parfois à l’extérieur de la ville et à l’étranger si vous devez assurer la logistique d’un événement ailleurs qu’à Québec. Être disponible pour travailler occasionnellement le soir et le week-end à l’occasion d’événements

Ce que nous offrons:

• Des conditions salariales à la hauteur de vos attentes (les fins de semaine sont payés en temps supplémentaire)
• Possibilité de télétravail 2 à 3 jours/sem.
• Horaire flexible
• Une ambiance positive et d’entraide
• Un stationnement gratuit en tout temps
• Un environnement de travail énergique et stimulant
• Possibilités d’avancement.

Veuillez transmettre votre curriculum vitæ, à l’attention de Jean-François Giroux spécialiste en recrutement.

T 418 704-7125

jfg@jean-francoisgiroux.com