Adjointe de Direction

Notre équipe a amorcé une transformation de son modèle d’affaires pour devenir le partenaire de choix des PME, en s’adaptant aux besoins futurs de nos clients et de nos équipes. Ces changements dynamiques engendrent de nouveaux projets internes, nécessitent une coordination avec nos partenaires et exigent une gestion agile pour jongler avec les diverses demandes de nos clients. Dans ce contexte, l’adjointe de direction jouera un rôle clé en soutenant les associés dans la gestion de cette transformation, en organisant les priorités, en structurant les opérations, et en facilitant la communication entre les équipes et les partenaires externes.

Conditions d’Emploi :

• Salaire : Reflétant l’importance stratégique du rôle et l’expérience de la candidate.
• Horaire : Majoritairement en télétravail, avec des déplacements occasionnels au bureau selon les besoins.
• Outils technologiques fournis : Tout le matériel nécessaire (ordinateur, logiciels, etc.) est entièrement pris en charge.
• Plan d’assurance avantageux : Couverture santé, dentaire et autres bénéfices alignés sur les standards du marché.

Responsabilités Générales :

• Gestion des disponibilités et priorisation des engagements : Organiser et optimiser l’agenda des associés en fonction des priorités stratégiques, en coordonnant les rendez-vous, réunions et déplacements afin de maximiser leur temps et leur efficacité.
• Structuration des boîtes courriels : Mettre en place une organisation claire et efficace des boîtes de courriels en créant des dossiers par projet, client ou niveau de priorité, sans intervenir directement dans la gestion des messages. Vous serez responsable de définir des règles et automatisations pour classer les courriels, filtrer les messages importants, et créer des alertes pour les communications urgentes.
• Planification des rencontres : Préparer et organiser les réunions internes et externes, gérer les convocations, préparer les ordres du jour, et veiller à ce que les documents nécessaires soient prêts et partagés à l’avance.
• Coordination des opérations internes et externes : Assurer un suivi rigoureux des activités, veiller au respect des échéances, et coordonner les interactions avec les partenaires et les clients pour garantir une fluidité dans les processus de l'entreprise.

Profil Recherché et Compétences :

• Expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire, idéalement au sein d’un cabinet comptable, d’un cabinet d’avocats, dans le domaine légal en général, ou tout autre environnement professionnel exigeant.
• Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et de priorisation.
• Capacité à travailler de manière autonome et à anticiper les besoins des associés. Maîtrise des outils bureautiques et de gestion électronique des documents. Permis de conduire valide et véhicule personnel requis : possibilité de déplacements professionnels.
• Rigueur, sens du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Discrétion, respect de la confidentialité, et un excellent sens du service et des relations interpersonnelles.