Sr. Manager, Regional Maintenance

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Come make your difference in communities across Canada, where authenticity, trust and making connections is valued - as we shape the future of Canadian retail, together. Our unique position as one of the country's largest employers, coupled with our commitment to positively impact the lives of all Canadians, provides our colleagues a range of opportunities and experiences to help Canadians Live Life Well®.

At Loblaw Companies Limited, we succeed through collaboration and commitment and set a high bar for ourselves and those around us. Whether you are just starting your career, re-entering the workforce, or looking for a new job, this is where you belong.

JOB PROFILE: Sr. Maintenance Manager, Ontario East

REPORTS TO: Regional Director, Maintenance

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ROLE MANDATE: Oversee and lead the maintenance operations of our LCL and SDM retail stores. Responsible for ensuring the effective operation and maintenance of building systems and equipment and implementing maintenance plans that align with the business objectives.

SERVICE ACCOUNTABILITIES:

• Address all vendor/coordinator and store operations issues escalations via phone/email/Computer Maintenance Management System (CMMS)
• Participate in store operations meetings, provide P&L updates and or process changes
• Regularly meet with store operations team to review current conditions, identify Health and Safety issues, and to audit vendor performance
• Provide technical support as required with Landlord related items.
• Able to work in a team environment and support other RMMs with regional issues and during OOO (out of office) times
• Available to work flexible hours and action emergencies as required
• Build clear SOW (scope of work) for RFP projects as needed
• Participate in Vendor Management and Selection Processes
• Other related tasks as assigned

PROJECTS & PROCESS:

• Schedule annual RMM store inspection Audits and action follow up work as required

LCL: 1 visit per store annuallySDM: 1 visit per store annually or as required.

• Perform regular store visits at frequencies agreed upon with your Manager
• Support Real Estate operations with initiatives, technical support, and project work as needed
• Assist in development of preventative maintenance programs to minimize downtime and ensure safe and efficient operation of building systems and equipment
• Identify efficiencies to operational and systematic processes and/or technology
• Identify implementation solutions and change management opportunities
• Assist with implementing SOPs, reference guides and process documents to support solutions
• Assist with maintaining central document repository for easy access to all SOPs, guides, and documents

WORKFLOW FACILITATION:

• Review, challenge, decline or approve quotes as assigned
• Execute capital and ECR approvals as assigned
• Input and dispatch WKO requests for RMM identified issues
• Validate PMs in workflow management system
• Educate store operations (store management) on WKO creation process as required

New Store, Renovations, Closures, Franchise Flip, Cap Projects:

• Monitor the GAANT chart to track all store openings, closings, flips, new locations
• Liaise with PM and store operations to obtain list of all services and vendor required for service
• Participate in the deficiency walk and sign off on deficiency list provided to construction
• Assist with onboarding new Assets to established Asset Management Programs.
• Confirm with assigned coordinator location has been closed and for flips, new location is opened
• Work with assigned Coordinator to follow up with Vendors after close date on request backlog to ensure all WKOs are invoiced in a timely manner
• Work with assigned Coordinator to ensure vendor contracts have been updated to reflect store closure/opening to minimize invoicing risks

SUBJECT MATTER EXPERT:

• Collect updated scope requirements and qualitative questions for RFP Process
• Actively seeking and presenting new industry opportunities to the team
• Manage allocated capital rehab category budget
• Build multi-year capital plan based on RMM submitted feedback, workflow management history and vendor assistance
• Monitor and analyze maintenance metrics to identify trends and opportunities for improvement
• Prepare Vendor Scorecards and present to Vendors in ongoing Vendor business reviews

RELEVANT SKILLS AND QUALIFICATIONS:

• Minimum of 5+ years experience in maintenance/ property management, preferably in commercial or retail property management
• Knowledge of building systems including plumbing, electrical, lighting, and familiar with grocery store type equipment
• Strong leadership and management capabilities
• Effective problem solving and analytical sills, with the ability to quickly identify and address maintenance related issues
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to build strong relationships with internal and external stakeholders
• Ability to work independently, prioritize tasks, and manage multiple projects simultaneously
• Familiarity with computerized workflow management systems (ie Officetrax) and other maintenance and finance related software
• Exceptional presentation skills

PROFIL DE L’EMPLOI : Gérant(e) principal(e) de l’entretien

SUPÉRIEUR(E) IMMÉDIAT(E) : Directeur(trice) régional(e), Entretien

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RÔLE : Superviser et diriger les activités d’entretien de nos magasins LCL et SDM/PHX. Veiller à l’exploitation et à l’entretien efficaces des systèmes et de l’équipement des bâtiments et mettre en œuvre des plans d’entretien qui s’harmonisent avec les objectifs d’affaires.

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SERVICE :

• Traiter tous les problèmes de fournisseurs, de coordonnateurs et d’exploitation des magasins transmis par téléphone, par courriel, ou par système de gestion de l’entretien informatique.
• Participer aux réunions de l’Exploitation des magasins, fournir des mises à jour sur l’état des résultats ou apporter des changements aux processus.
• Rencontrer régulièrement l’équipe de l’Exploitation des magasins pour examiner les conditions actuelles, identifier les problèmes de santé et de sécurité et vérifier la performance des fournisseurs.
• Fournir un soutien technique, au besoin, pour les produits liés au propriétaire.
• Être en mesure de travailler en équipe et de soutenir les autres directeurs régionaux de l’entretien en cas de problèmes régionaux et pendant les heures d’absence du bureau.
• Être disponible pour travailler selon des heures flexibles et pour intervenir en cas d’urgence, au besoin.
• Élaborer une étendue des travaux claire pour les projets d’appel d’offres, au besoin.
• Participer aux processus de gestion et de sélection des fournisseurs.
• Autres tâches connexes, selon l’attribution.

PROJETS ET PROCESSUS :

• Planifier les vérifications annuelles de l’inspection des magasins du directeur régional de l’entretien et effectuer le suivi des mesures nécessaires.

LCL : 1 visite par magasin par année SDM/PHX : 1 visite par magasin par année, ou au besoin.

• Effectuer régulièrement des visites de magasins aux fréquences convenues avec le gestionnaire.
• Soutenir l’exploitation immobilière par des initiatives, du soutien technique et des projets, au besoin.
• Participer à l’élaboration de programmes d’entretien préventif afin de diminuer les temps d’arrêt le plus possible et d’assurer un fonctionnement sécuritaire et efficace des systèmes et de l’équipement du bâtiment.
• Déterminer l’efficacité des processus ou de la technologie opérationnels et systématiques.
• Identifier les solutions de mise en œuvre et les occasions de gestion du changement.
• Aider à la mise en œuvre des PNE, des guides de référence et des documents de processus pour soutenir les solutions.
• Aider à l’entretien du référentiel central de documents pour un accès facile à toutes les PNE, tous les guides et tous les documents.

FACILITATION DU FLUX DE TRAVAIL :

• Examiner, remettre en question, refuser ou approuver les devis selon les demandes.
• Exécuter les approbations de capital et de demandes de capitaux électroniques, selon les directives.
• Entrer et envoyer les demandes de WKO pour les problèmes identifiés par le directeur régional de l’entretien.
• Valider les gestionnaires de projet dans le système de gestion du flux de travail.
• Informer l’Exploitation des magasins (gestion du magasin) sur le processus de création du WKO, au besoin.

Nouveau magasin, rénovations, fermetures, transferts de franchise, projets d’immobilisations :

• Surveiller le diagramme de Gantt pour effectuer le suivi de toutes les ouvertures, les fermetures, les transferts et les nouveaux emplacements du magasin.
• Assurer la liaison avec le gestionnaire de projet et l’Exploitation des magasins pour obtenir la liste de tous les services et fournisseurs requis pour le service.
• Participer à la tournée de vérification des défaillances et approuver la liste des défaillances fournie à la construction.
• Aider à l’intégration des nouveaux actifs aux programmes de gestion des actifs établis.
• Confirmer auprès du coordonnateur désigné que l’emplacement a été fermé et que le nouvel emplacement a été ouvert pour les transferts.
• Collaborer avec le coordonnateur désigné pour effectuer un suivi auprès des fournisseurs après la date de clôture du registre des demandes afin de s’assurer que tous les WKO seront facturés en temps opportun.
• Collaborer avec le coordonnateur désigné pour s’assurer que les contrats des fournisseurs ont été mis à jour afin de tenir compte de la fermeture et de l’ouverture du magasin, afin de réduire les risques liés à la facturation.

EXPERT(E) EN LA MATIÈRE :

• Recueillir les exigences de portée mises à jour et les questions qualitatives pour le processus de DDP.
• Rechercher et présenter activement de nouvelles occasions de l’industrie à l’équipe.
• Gérer les fonds alloués pour la catégorie de réadaptation.
• Élaborer un plan d’immobilisations pluriannuel en fonction des commentaires soumis par le directeur régional de l’entretien auprès des détaillants, de l’historique de gestion du flux de travail et de l’aide des fournisseurs.
• Surveiller et analyser les paramètres d’entretien pour identifier les tendances et les possibilités d’amélioration.
• Préparer les fiches d’évaluation des fournisseurs et les présenter aux fournisseurs dans le cadre des évaluations continues des activités des fournisseurs.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS PERTINENTES :

• Au moins 5 ans d’expérience en entretien et en gestion immobilière, de préférence en gestion de propriétés commerciales ou de commerce de détail.
• Connaissance des systèmes de bâtiment, y compris la plomberie, l’électricité, l’éclairage, ainsi que de l’équipement d’épicerie.
• Solides compétences en leadership et en gestion.
• Résolution efficace des problèmes et des seuils d’analyse, avec la capacité de repérer et de résoudre rapidement les problèmes liés à l’entretien.
• Excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles, avec une capacité à établir de solides relations avec les intervenants internes et externes.
• Aptitude à travailler de façon autonome, à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs projets simultanément.
• Connaissance des systèmes informatisés de gestion du flux de travail (p. ex., Officetrax) et d’autres logiciels liés à l’entretien et aux finances.
• Techniques de présentation exceptionnelles.

Our commitment to Sustainability and Social Impact is an essential part of the way we do business, and we focus our attention on areas where we can have the greatest impact. Our approach to sustainability and social impact is based on three pillars - Environment, Sourcing and Community - and we are constantly looking for ways to demonstrate leadership in these important areas. Our CORE Values - Care, Ownership, Respect and Excellence - guide all our decision-making and come to life through our Blue Culture. We offer our colleagues progressive careers, comprehensive training, flexibility, and other competitive benefits - these are some of the many reasons why we are one of Canada’s Top Employers, Canada’s Best Diversity Employers, Canada’s Greenest Employers & Canada’s Top Employers for Young People.

If you are unsure whether your experience matches every requirement above, we encourage you to apply anyway. We are looking for varied perspectives which include diverse experiences that we can add to our team.

We have a long-standing focus on diversity, equity and inclusion because we know it will make our company a better place to work and shop. We are committed to creating accessible environments for our colleagues, candidates and customers. Requests for accommodation due to a disability (which may be visible or invisible, temporary or permanent) can be made at any stage of application and employment. We encourage candidates to make their accommodation needs known so that we can provide equitable opportunities.

Please Note:
Candidates who are 18 years or older are required to complete a criminal background check. Details will be provided through the application process.