Adjointe administrative ou adjoint administratif du directeur général

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous à notre équipe !

Adjointe administrative ou adjoint administratif du directeur général

• Direction générale : Direction générale de la coordination des activités d’exploitation
• Nombre d’emplois à pourvoir : 1
• Statut de l’emploi : Régulier
• Lieu de travail : 700, boulevard René-Lévesque Est à Québec
• Télétravail : en mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date prévue d’entrée en fonction : Juillet 2024

Les défis que nous vous proposons

Vous serez affecté à de multiples dossiers administratifs de la direction générale. Vous effectuerez des travaux visant à assurer le contrôle et le suivi de la facturation des prestataires de services ainsi que le suivi budgétaire de la direction générale. Vous collaborerez au suivi des activités de planification pour le directeur général et aurez la charge de la coordination de divers mandats administratifs.

Suivi des dépenses et de la gestion financière :

• Contrôler et réaliser les activités de suivis budgétaires de la direction, notamment en ce qui a trait aux frais de déplacement, à la facturation des prestataires de service, aux pourvus, aux frais de perfectionnement et aux autres dépenses sous la responsabilité du directeur général;
• Interroger, alimenter et analyser les systèmes de gestion afin de suivre l’avancement des dépenses de la direction et assurer le respect des budgets alloués;
• Effectuer toutes les opérations nécessaires en lien avec la fermeture et l’ouverture annuelles lors des changements de cycle financier;
• Traiter la réception des factures des prestataires de services dans le registre de suivi pour paiement et en faire le suivi. Tels que : s’assurer des signatures, du paiement dans les délais et de la validation des factures avant de les transférer pour paiement;
• Effectuer les paiements relatifs aux dépenses du bureau de la direction générale;
• Collaborer activement à la reddition de comptes annuelle et l’études de crédit.

Processus administratifs incluant la gestion financière et budgétaire :

• Réaliser et réviser les processus de travail au sein du bureau du directeur général et avec les différents partenaires de la direction générale;
• Effectuer la mise en place d’une gestion financière et budgétaire propre aux besoins du bureau du directeur général.

Coordination de la gestion intégrée des documents et édimestre :

• Analyser les demandes reçues pour Content Server et en assurer un suivi rapidement;
• Octroyer les accès demandés et les modifications à effectuer dans Content Server;
• Analyser les demandes relatives aux modifications de l’intranet et assurer un suivi rapidement;
• Effectuer les demandes de modifications dans l’intranet.

Activités de soutien administratif :

• Organiser, coordonner et suivre les dossiers administratifs entrants et sortants de la direction en provenance du Ministère ou de tout autre organisme en s’assurant de la qualité du dossier;
• Produire certains documents d’analyse pour accompagner les suivis;
• Juger de la priorité à accorder pour le traitement des différents dossiers, s’assurer que les informations sont complètes et initier les suivis appropriés et proposer dans certains cas des réponses;
• Tenir à jour un calendrier des activités récurrentes de la direction ainsi que les processus de travail administratif;
• Effectuer des recherches d’information auprès des personnes concernées, recueillir les informations, les consolider et les synthétiser en rédigeant les documents pertinents pour fins de validation et de prise de décisions par les autorités;
• Produire des tableaux globaux de la direction à partir des tableaux produits par les services afin de fournir des réponses au directeur;
• Gérer les demandes, les documents et les informations de gestion du personnel de la direction tels que : produire, maintenir à jour et assurer le suivi de documents administratifs pertinents à la gestion du personnel de la direction;
• S’assurer du classement de tous les documents électroniques et papiers suivant dans le système de classement du Ministère;
• S’assurer que toute la documentation, papier ou électronique est à jour à la direction;
• Maintenir à jour de nombreux tableaux de suivi tels que : les attentes et évaluations, le suivi de la formation, etc.;
• Proposer des pistes de solutions à diverses problématiques soulevées (bureautique, classification documentaire, etc.).

Correspondance du directeur général et de son directeur :

• Organiser, coordonner et suivre les dossiers administratifs entrants et sortants de la DGCAE provenant de sa direction, du Ministère, du Conseil du trésor ou autre, en s’assurant de la qualité de la correspondance;
• Enregistrer le dossier dans le système de gestion des documents ministérielle (GDM);
• Créer le dossier physique avec tous les documents nécessaires;
• Créer, distribuer et suivre les activités des intervenants dans le dossier;
• Rédiger des projets de réponse;
• Assurer la révision linguistique, au besoin;
• Assurer et coordonner le suivi des approbations de documents de chaque dossier;
• Recommander des actions permettant d’accélérer le traitement des dossiers;
• Classer tous les documents électroniques et papiers suivant le système de classement du Ministère (Content Server).

Coordination de l’emploi du temps du directeur général :

• Analyser les demandes de réunion en fonction de leur urgence administrative et de leur pertinence par rapport aux dossiers stratégiques de la direction pour les programmer de la façon appropriée en préparant les documents requis pour chaque rencontre;
• Coordonner les rencontres de suivi du directeur telles que : comité de gestion, suivi avec l’équipe administrative, etc.;
• Procéder aux réservations de transport et d’hébergement, lorsque requises;
• Faire des propositions pour régler les conflits d’horaire et être proactif lors de ces derniers; compléter les rapports de frais en utilisant le système SAGIR.

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Régime d’assurances collectives ;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• Horaire variable ;
• Sécurité d’emploi ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Programme de soutien aux études ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique ;

Salaire annuel :

41 055 $ à 57 628 $ selon l’expérience*

*Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur actuellement. Les négociations en vue du renouvellement de cette convention collective sont en cours et, le cas échéant, l’échelle de traitement sera ajustée lors de la signature de la convention collective en fonction des paramètres entendus.

L’échelon sera déterminé à l’embauche en fonction de l’expérience du candidat.

i La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité additionnelle et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.

Les qualités que nous recherchons :

• Autonomie ;
• Rigueur ;
• Bon esprit d’analyse ;
• Discrétion ;
• Excellentes communications orale et écrite;
• Connaissance approfondie des logiciels bureautiques de la suite Office.

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d'études collégiales techniques dans le domaine de l’administration ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d'études pertinentes dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente1;

  • Une personne peut soumettre sa candidature si elle est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

  • Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. Le diplôme exigé peut également être compensé par un diplôme d’études collégiales (DEC) non pertinent combiné à une année d’études postsecondaire pertinente.

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec²;
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Période d’inscription : Du 26 juin au 11 juillet 2024 à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien :

• Détailler toutes vos scolarités (complétées ou non) ;

i Si vous avez effectué des études hors Canada, votre demande d’évaluation comparative des études doit être soumise au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’intégration (MIFI) avant votre embauche sinon elles ne pourront pas être considérées pour établir votre salaire si celles-ci sont jugées pertinentes à l’emploi.

• Détailler toutes vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et tous vos emplois antérieurs ;
• Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées.

i Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans votre formulaire ne pourront plus être modifiées. En ce sens, assurez-vous qu’elles sont complètes.

Aucune candidature transmise par courriel ne sera acceptée.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Des questions ? Nous y répondrons avec grand plaisir !

Informations sur le processus de sélection
Guylaine Frappier, Technicienne en dotation, classe principale
guylaine.frappier@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les attributions de l’emploi
Steve Falardeau, directeur, Direction générale de la Coordination des activités d'exploitation
steve.falardeau@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

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FAIRE CARRIÈRE AU MINISTÈRE DES TRANSPORTS ET DE LA MOBILITÉ DURABLE

Les défis à relever sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 8 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 11 000 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.