ADJOINT ADMINISTRATIF ET AUX ACHATS

Tâches administration générale

• Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
• Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste, par transporteur ou par voie électronique;
• Être responsable du système téléphonique – Mise à jour du bottin interne, des numéros de poste, etc.
• Préparer les demandes de permis spéciaux de circulation (ATAC?)

• Supporter les membres de l’équipe dans l’utilisation du système téléphonique (formation, dépannage, etc.)
• Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin
• Créer le dossier final pour les unités-Rassemblement de tous les documents, des clés, etc.)
• Préparer, modifier et tenir à jour les différents documents corporatifs, politiques, procédures, etc.

Support au service de comptabilité :

• Faire la réception des virements interac
• Faire le suivi des encaissements quotidiennement
• Vérifier et valider les paiements des fournisseurs
• Avoir la responsabilité de la création et de la mise à jour des clients et fournisseurs dans le logiciel interne
• S’assurer du contrôle des payables et recevables
• Soutenir ses collègues dans l’entrée de factures afin d’être à jour dans toutes les entreprises
• Gérer l’outil documentaire et validation
• Soutenir l'équipe dans différents rapports de gestion

Autres tâches RG :

• Être responsable des communications sur les réseaux sociaux et à l’interne de façon à maintenir une communication adéquate
• Gérer les différentes interfaces web des entreprises
• Organiser, avec le support de la direction, certains événements de l’entreprise

• Facturer certains items-vente de matériaux, etc.
• Gérer les bons de réception avec les bons d’achats
• Achats et ventes de matériaux aux clients (service après-vente géré par le département des achats) (attention, ça n’inclut pas la facturation)

• Contrôler les approbations des bons d’achats et faire le suivi
• Gérer l’inventaire de papeterie et achats et achats divers pour les bureaux
• Gérer les transports (logistique)
• Gérer le calendrier de location des modules
• Apprendre (comprendre) le processus de réception des marchandises avec la magasinière (très important pour comprendre le processus d’achat dans son ensemble)
• Participer au processus de gestion d’inventaire en collaboration avec les collègues responsables
• Participer au processus de demandes d’achats avec les collègues responsables
• Produire diverses analyses par rapport aux historiques d’achats et/ou pour la planification de l’ouverture de la nouvelle usine.
• Participer à divers comités d’amélioration en lien avec le processus des achats / gestion des inventaires