RÉCEPTIONNISTE-Adjointe administrative

Réception :

• Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
• Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste, par transporteur ou par voie électronique;
• Être responsable du système téléphonique – Mise à jour du bottin interne, des numéros de poste, etc.
• Préparer les demandes de permis spéciaux de circulation
• Supporter les membres de l’équipe dans l’utilisation du système téléphonique (formation, dépannage, etc.)
• Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin
• Créer le dossier final pour les unités-Rassemblement de tous les documents, des clés, etc.)
• Préparer, modifier et tenir à jour les différents documents corporatifs, politiques, procédures, etc.

Support au service de comptabilité :

• Faire le suivi des encaissements quotidiennement
• Vérifier et valider les paiements des fournisseurs
• Contrôler les approbations des bons d’achats et faire le suivi
• Avoir la responsabilité de la création et de la mise à jour des clients et fournisseurs dans le logiciel interne
• S’assurer du contrôle des payables et recevables
• Facturer certains items-vente de matériaux, etc.
• Gérer les bons de réception avec les bons d’achats
• Soutenir ses collègues dans l’entrée de factures afin d’être à jour dans toutes les entreprises
• Gérer l’outil documentaire et validation
• Soutenir l'équipe dans différents rapports de gestion

Autres tâches RG :

• Souligner, sur les réseaux sociaux et à l’interne, les différents anniversaires des membres de l’équipe
• Être responsable des communications sur les réseaux sociaux et à l’interne de façon à maintenir une communication adéquate
• Gérer les différentes interfaces web des entreprises
• Organiser, avec le support de la direction, les différents événements liés à l’entreprise