Adjoint(e) administratif(ve)

Description de poste:

Relevant du Responsable du personnel de soutien, l’adjoint(e) administratif(ve) fournit un appui administratif à l’équipe juridique du secteur. Il/Elle assiste les avocats dans l’ensemble des tâches administratives liées à la tenue d’agenda, à la correspondance, à la gestion des dossiers, etc.

À titre d’adjoint(e) administratif(ve), le/la candidat(e) aura comme principales responsabilités de :

• Assister l’avocat au quotidien en lui fournissant un accompagnement administratif;
• Répondre au téléphone, effectuer des réservations, fixer des rendez-vous, des réunions et des conférences;
• Effectuer les ouvertures de client/dossier;
• Effectuer la saisie de temps;
• Effectuer la facturation;
• Effectuer et compléter les réquisitions internes et externes;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et les autres documents reçus pour les avocats et notaires du secteur;
• Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services ou organismes;
• Produire la correspondance et certains documents administratifs tels lettres, courriels, etc.;
• Effectuer la numérisation de documents;
• Procéder à divers envois postaux au Canada et à l’étranger;
• Offrir un service courtois et personnalisé à la clientèle.