Technicien(ne), Formation Continue

Relevant du directeur, ressources humaines et service du développement professionnel, le titulaire du poste est responsable de l’ensemble des processus de coordination entourant les activités de formation continue de l’UDA. Il est responsable du processus d’inscription et de sélection des participants pour l’ensemble des activités de formations offertes. Il est également responsable d’assurer le suivi budgétaire pour les différentes activités afin de procéder aux dépôts et suivis de projets sur la plateforme de Services Québec (le Guichet) en vue d’obtenir l’approbation de financement et les remboursements. Il collabore étroitement avec les formateurs et assiste le conseiller au développement professionnel dans ses fonctions.

RESPONSABILITÉS CLÉS

• Responsable du processus d’inscription, c’est-à-dire voir à l’organisation, aux inscriptions et à tous les aspects logistiques des différentes activités de formation
• Analyser l’état des inscriptions en cours d’année, soulever les formations problématiques et solliciter l’aide des formateurs ou du service des communications pour combler les groupes
• Déterminer et effectuer les prolongations, annulations et/ou confirmations des activités de formation
• Répondre à toutes questions et demandes des membres (téléphone et courriel)
• Valider auprès des formateurs les besoins logistiques selon les plans de cours remis par le conseiller
• Agir comme agent de liaison entre les formateurs, les fournisseurs de locaux et d’équipements et les participants
• Assurer le suivi avec tous les fournisseurs de service (réserver les locaux, vérifier les disponibilités, louer le matériel nécessaire, embauche des techniciens, etc.)
• Soutenir les formateurs pour tous besoins, demandes ou autres (demandes de séances virtuelles, d’enregistrements de sessions, de questions spécifiques des formateurs, messages à communiquer aux formateurs ou aux participants, infos importantes à transmettre aux formateurs de la part des fournisseurs de locaux, listes de participants changeantes, etc.)
• Gérer toutes urgences provenant des intervenants impliqués dans les formations
• Analyser les problèmes et trouver les solutions pour les résoudre (problème de conflits ou de changement d’horaire, d’absence de formateurs ou de participants, de contenu manqué par absences, désistements dernière minute, gestion COVID, etc.)
• Coordonner la disponibilité de l’Espace de création Claude Robinson pour les formations qui s’y tiennent
• Responsable du processus de sélection des participants en créant les outils de suivis de sélection (listes d’inscriptions, pièces jointes, fichiers de partage aux formateurs)
• Vérifier l’admissibilité selon les critères de chaque formation (pièces jointes justificatives (Mp3, CV, lettres…), statut et âge, préalables de formation, etc.)
• Analyser les candidatures (lettre de motivation, CV, type de formation, expérience, choix, nombre de demandes…) et sélectionner les candidats pour certaines formations (seule ou en étroite collaboration avec les formateurs)
• Gérer les paiements d’inscription quotidiennement (en ligne, téléphonique, rapports, rappels, etc.)
• Appliquer la politique de remboursement lors d’annulation : effectuer les transactions (PayPal, carte de crédit)
• Vérifier toutes dépenses (factures fournisseurs, formateurs et autre) liées au budget annuel et demandes de correction si nécessaire
• Accompagner et diriger les formateurs dans la production de leurs factures (rappel des ententes, libellées, montants, gabarits, etc.)
• Assurer les suivis de paiements avec la comptabilité
• Mise à jour des budgets de formations en vue de la production des rapports finaux
• Responsable des dépôts et suivis de projets sur la plateforme de Services Québec (le Guichet) pour approbation de financement
• Appliquer tous les correctifs demandés par Services Québec et les aviser de toute incongruité dans le processus.
• Responsable de la page Facebook Formation continue UDA - Rédaction et publication des différents contenus susceptibles d’intéresser nos membres (nos programmations ainsi que les formations de nos collaborateurs)
• Collaborer étroitement avec l’équipe sur les stratégies de communication appropriées, à l’élaboration du plan de communication et au développement des outils promotionnels du service de formation continue
• Adapter les textes de plan de cours pour les promotions en ligne (Salesforce)
• Effectuer les suivis post-formations avec les participants, formateurs (transmettre les formulaires d’évaluation aux participants, recueillir et comptabiliser les évaluations des formations, Recueillir les bilans écrits des formateurs
• Participer à la réflexion et l’analyse des impacts de la formation
• Produire différents rapports de statistiques selon les demandes.
• Apporter l’expertise terrain lors de réflexion avec l’équipe de formation continue ou autre
• Collaborer à l’élaboration du plan annuel de formation et des diverses stratégies
• Proposer des outils et mécanismes afin d’améliorer les préparatifs des activités de formation
• Assister et soutenir le conseiller en développement professionnel dans la gestion quotidienne (rapport, entrées de données, etc.) ainsi que dans la préparation des demandes de financement aux différents organismes ;
• Effectuer toute autre tâche connexe

PROFIL DE COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISE

Formation, expérience et connaissances

• Diplôme d’études collégiales technique (DEC) en administration ou dans un domaine pertinent
• 3 à moins de 5 années d’expérience de travail
• Excellentes connaissances de systèmes de gestion des apprentissages (SGA)
• Excellente connaissance de la Suite Office

Compétences et aptitudes professionnelles et techniques

• Excellente capacité de communication
• Esprit de synthèse et aptitudes pour bien vulgariser
• Gestion des priorités
• Travail d’équipe et collaboration
• Capacité à gérer plusieurs projets en simultané