Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 12-03-2025 au 26-03-2025

Bureau de la vie étudiante et Le Point
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres : Bonne connaissance de l'anglais

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Le Bureau de la vie étudiante et le kiosque d’information Le Point, respectivement situés au pavillon Alphonse-Desjardins et Maurice-Pollack de l’Université Laval, sont à la recherche d’une agente ou d’un agent à l’accueil et à l’information. Les personnes sélectionnées pourraient être appelées à travailler à l’un ou l’autre de ces emplacements, selon les besoins. Au Point, la personne est appelée à desservir l’ensemble de la communauté universitaire et autre public, tandis qu’au BVE, la personne accueillera majoritairement des étudiantes et étudiants, particulièrement en provenance de l’international.

Selon le lieu de travail, les personnes sélectionnées seront appelées à effectuer l’une ou l’autre des tâches suivantes :

• Accueillir la clientèle et cerner les besoins qui lui sont exprimés. La personne est appelée à répondre aux questions des usagers en français et en anglais par l’entremise des différents canaux de communication : au comptoir en personne, par téléphone, par courriel, par l’entremise d’outils de clavardage ou encore, sur les réseaux sociaux.
• Répondre aux demandes en fournissant les explications précises et détaillées sur l’ensemble des services et ressources mis à la disposition de la population étudiante. La personne doit avant tout mettre l’accent sur les besoins des clientèles et leur satisfaction.
• Au besoin, faire le référencement approprié vers les ressources spécialisées sur le campus.
• Aider les usagers à se localiser sur le campus, effectuer le paiement des droits de scolarité, remettre des diplômes et d’autres documents officiels (Le Point).
• Répondre à la ligne téléphonique principale de l’Université Laval (Le Point).
• Répondre aux questions des usagers sur le service de consultation pour les étudiants de l’international et effectuer le suivi des inscriptions (BVE).
• Assister les coordonnateurs responsables dans l’utilisation d’une application de billetterie électronique en lien avec des activités organisées par le Bureau de la vie étudiante.
• Au besoin, effectuer des tâches générales de bureau : courrier, réservation de locaux, classement, photocopies, assemblage de documents, etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.