Agent ou agente de bureau

Du 09-12-2024 au 16-12-2024

Service du développement professionnel
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité : D.E.P. en secrétariat, D.E.P. en comptabilité ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance et RH, Explo, Salesforce

Le Service du développement professionnel (SDP) accompagne les communautés étudiante et diplômée, les professionnels en milieu de travail ainsi que les facultés et les organisations dans la réalisation de leurs objectifs d’apprentissage et de développement des compétences. La personne sélectionnée pour ce poste travaillera essentiellement aux opérations de gestion financière des différents secteurs du SDP et apportera un soutien pour le suivi des dossiers administratifs. Elle agira également à titre de personne-ressource auprès de l’équipe des secrétaires de gestion en matière de gestion financière.

Tâches et responsabilités principales :

• Assurer le suivi des opérations financières des projets de formation non créditée (demandes d’achats, rapports de dépenses, facturations, écritures de journal, virements, contributions, etc.) ;
• Effectuer la facturation des formations (publiques, corporatives, autoportantes, parcours de formations) en tenant compte d’une variété d’éléments à facturer (frais de diffusion, frais de service-conseils, frais de conception, frais de gestion, etc.) ;
• Effectuer divers contrats (contrats d’embauche comme personne salariée UL, travailleurs/euses autonomes, fournisseurs, etc.), recueillir les pièces pertinentes et assurer le suivi du dossier ;
• Assurer la ventilation des revenus avec les facultés impliquées dans les différents mandats de formation continue ;
• Tenir à jour un fichier de conciliation des différents mandats ;
• Veiller au respect des procédures et règlements du Service des finances relativement aux paiements des formateurs et à la facturation ;
• Effectuer le suivi des maximums des dérogations financières autorisées pour les formateurs concernés, anticiper les renouvellements et préparer les justifications des demandes de dérogation nécessaires auprès du Service des finances ;
• Assurer différents suivis administratifs (ex : conciliation travail et vie personnelle, comité de perfectionnement, etc.) : compléter des formulaires, compiler des données, effectuer des rappels, suivre les dates de renouvellement, etc. ;
• Participer aux processus d’accueil des nouveaux employés (demande d’accès, demande de matériel informatique, gestion des cartes d’accès et clé de casiers, etc.).
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.