Agent ou agente de secrétariat

Du 26-06-2024 au 09-07-2024

Faculté des sciences et de génie
Département de génie mécanique
Pavillon Adrien-Pouliot
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook, Teams

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: PeopleSoft finances et RH, Explo, Capsule, SDP (affichages des contrats étudiants), PSK (chargés de cours), Typo 3 (site web), MAPP/MRL, Pixel

Relevant de la direction du Département de génie mécanique, la personne titulaire du poste aura à assister le directeur dans le déroulement des activités administratives de l’unité. Elle aura à travailler en étroite collaboration avec le personnel du département, les professeurs et les étudiants. Le titulaire du poste pourra également être appelé à travailler auprès de d’autres unités de la faculté des sciences et de génie.

Tâches et responsabilités :

• Seconde le directeur dans le traitement des rapports d’activités des professeurs. Complète les formulaires adéquats. Fait le rappel des échéanciers. Vérifie que toutes les informations sont complètes et correctes. Achemine les documents aux instances concernées;
• Assiste le directeur dans la préparation, le traitement et le suivi des charges annuelles de travail des professeurs. Complète, vérifie et achemine les documents aux instances concernées;
• Assiste le directeur dans la gestion des chargés de cours. Reçoit, traite et enregistre les données dans le système de gestion informatisé du VRRH. S’assure du respect de la convention collective. Vérifie que toutes les informations sont complètes et correctes. Répond aux demandes de renseignement des chargés de cours. Fait la saisie des contrats d’engagement, en fait le suivi. Tient à jour les dossiers des chargés de cours;
• Est responsable du classement des dossiers administratifs et du personnel de l’unité;
• Voit à l’organisation de la surveillance des examens et des accommodements scolaires : de la réservation de locaux, l’impression des examens à la coordination avec les surveillants et les professeurs. Reçoit les candidatures et les disponibilités des étudiants. Détermine, en collaboration avec le professeur responsable, le nombre de surveillants requis. Comptabilise les heures de surveillances à la fin du trimestre. Prépare les contrats;
• Etc.

¿Autres tâches

• Met à jour le site web du département, ainsi que les guides étudiants de tous les programmes du département;
• Gère l’agenda du directeur du département, reçoit, filtre et dirige les appels téléphoniques;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.