Agent ou agente de secrétariat

Du 21-11-2024 au 26-11-2024

Faculté de médecine
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

La personne titulaire de la fonction appuie administrativement le doyen dans l’ensemble de ses responsabilités. Elle agit en première ligne pour les activités du décanat en collaboration avec le chef de cabinet. Elle doit demeurer informée des occupations et préoccupations du doyen afin d’être en mesure de contribuer à la priorisation des dossiers et des demandes qui lui sont confiées. Elle travaille en étroite collaboration avec les autres membres du bureau des affaires facultaires. Elle est amenée à transiger avec divers intervenants internes et externes de la Faculté de médecine.

Tâches principales :

• Accueille les visiteurs au décanat pour les rencontres avec le doyen. Reçoit les demandes des visiteurs et y répond ou les redirige vers d’autres intervenants, d’autres secteurs facultaires ou universitaires au besoin;
• Tient à jour l’agenda du doyen et y gère les contraintes émanant de structures complexes (facultaires, institutionnelles, réseau de la santé et ministérielles). Propose des solutions de rechange et structure l’agenda afin de considérer les demandes selon leur ordre d’importance;
• Organise les rencontres qui sont amorcées par le doyen (envoi des avis de convocation, préparation de l’ordre du jour, assiste à la rencontre, rédaction des procès-verbaux, préparation des documents pertinents);
• Organise et planifie les activités demandant des déplacements au doyen. Procède aux réservations, aux inscriptions, aux réservations de repas, d’hôtels, des moyens de transport, etc.;
• Assiste le doyen et interagit avec tous ses interlocuteurs internes et externes pour répondre en première ligne;
• Assure le roulement et le suivi des dossiers en cours;
• Prépare pour analyse les dossiers de titularisation, d’agrégation, de permanence d’emploi professorale, de professeurs associés et de diverses nominations. S’assure de leur conformité aux conventions, aux directives et aux règles en vigueur. Assure le suivi des dossiers et des demandes selon les processus établis;
• Effectue la mise à jour et l’archivage des documents administratifs qui concernent le décanat;
• Peut effectuer diverses tâches en soutien au Bureau des affaires facultaires lorsque requis.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Priscilla Rajotte
418-656-2131 poste 404007 ou priscilla.rajotte@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.