Agent ou agente de secrétariat

Du 28-06-2024 au 08-07-2024

Faculté des sciences sociales
Observatoire international sur les impacts sociaux de l'IA et du numérique
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, PowerPoint, Teams

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finances et RH, OneDrive/Sharepoint, Zoom

L’Obvia est un réseau de recherche interuniversitaire de plus de 240 chercheurs dont la gestion et la coordination est assurée à l’Université Laval, où est située son équipe opérationnelle. La personne titulaire de la fonction appuie administrativement la direction et les membres de l’équipe opérationnelle de l’Obvia.

Tâches et responsabilités

• Participe à la gestion des agendas de la directrice générale et du directeur adjoint, gère les contraintes de disponibilité, propose des solutions de rechange afin de considérer les demandes selon leur degré d’importance ;
• Organise et planifie les activités demandant des déplacements de la direction;
• Procède aux réservations, aux inscriptions, aux réservations d’hôtels, des moyens de transport, etc.
• Organise les rencontres du Comité directeur, du Comité exécutif et du Comité scientifique (suivi des disponibilités, envoi des avis de convocation, préparation des ordres du jour en collaboration avec la direction, rédaction des procès-verbaux et compte rendu, préparation des documents pertinents).
• Rédige des comptes rendus, des procès-verbaux et des lettres, compile de l’information interne ; prépare des documents ou synthèses d’information pour la direction ; révise certains documents de l’équipe.
• Interagit avec des interlocuteurs internes et externes pour répondre en première ligne, répond aux demandes d'informations, réfère les demandes plus complexes aux différentes personnes de l’équipe, s’assure des suivis.
• Organise et assure le suivi des rencontres d’équipe (mise à jour des convocations, suivis de l’ordre du jour, prise de notes).
• Prépare et vérifie les formulaires administratifs de la direction et de l’équipe (rapports de dépenses, demandes de paiement, avances de voyage).
• Assume la mise à jour de certaines bases de données, de bottins et de procéduriers.
• Soutien les membres de l’équipe dans la réalisation de diverses tâches administratives en lien, notamment, avec la gestion du membership (mise à jour et diffusion des listes, communications aux nouveaux membres, mise à jour de
• certaines informations sur le site web) ; les appels à projets (compilation et vérification des soumissions reçues ; envoie des lettres aux équipes financées et non financées ; préparation et envoie des lettres de remerciement aux évaluateurs), les évènements (réservations de salles, préparation et envoi des attestations de participation, suivi des rapports de dépense des conférenciers),etc.
• Etc.

Seront considérés comme des atouts:

• Très bonne habilité à la gestion des agendas et aux suivis des réunions;
• Solide expérience en rédaction de procès-verbaux, compte rendu et lettre.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.