Secrétaire de la secrétaire général

Du 18-11-2024 au 25-11-2024

Bureau du secrétaire général
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec

Poste régulier non syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d’un ensemble de processus administratifs et juridiques afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des obligations de la secrétaire générale. La personne prête aussi assistance à l’adjointe de la secrétaire générale et aux avocats et avocates qui lui sont attitrés.

Tâches et responsabilités principales:

Concernant les tâches en lien avec la secrétaire générale et son adjointe, la personne :

• Assiste la secrétaire générale dans la gestion des dossiers administratifs et juridiques;
• Assume la responsabilité des tâches de secrétariat;
• Tient l’agenda et gère, au besoin, les dossiers qui en découlent;
• Assure le suivi du courrier/courriels et du classement et coordonne la présence de la secrétaire générale aux différentes invitations officielles adressées aux membres de la direction;
• Prend, au besoin, les courriels, appels téléphoniques et visio (plates-formes collaboratives comme Teams, Zoom);
• Répond aux demandes d’informations générales qui lui sont adressées;
• Convoque, organise et/ou planifie les différentes rencontres quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles auxquelles participe la secrétaire générale :
• Prépare les dossiers de rencontre en recueillant les informations et les documents y afférents;
• Assure les tâches de secrétariat de comités relevant de la compétence de la secrétaire générale (mettre en page et réviser l’ordre du jour, les documents y afférents et les procès-verbaux);
• Prépare la salle de réunion lorsque requis; accueille les invités et invitées;
• Gère les demandes de doctorats d’honneur en veillant au respect et à l’application de la procédure;
• S’assure que tous les documents requis ont été transmis et fait les suivis lorsque requis;
• Prépare et organise les documents sur la plate-forme Convene pour les Comités qui lui sont attitrés.
• Classifie et archive les dossiers.

Concernant les tâches en lien avec la division des affaires juridiques, la personne :

• Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers juridiques.
• Assure les différentes tâches de secrétariat pour les conseillers juridiques qui lui sont attitrés notamment en matières civiles, administratives, commerciales, corporatives et en accès à l’information;
• Reçoit les demandes d'information provenant de l'interne ou de l'externe reliées aux dossiers ou aux activités des avocats ;
• Procède à l'ouverture de dossiers et leur fermeture suivant les normes applicables ;
• Tient à jour l'agenda des avocats, fixe, déplace, confirme des rendez-vous, réunions, auditions ou autres et informe ou convoque les personnes concernées. Réserve des salles à ces fins et assure le suivi de ces réservations au besoin.
• Ouvre et prépare les dossiers pour les demandes d’accès à l’information;
• Envoie les accusés de réception et les prolongations des demandes d’accès;
• Assure le suivi des dossiers selon les règles applicables aux procédures juridiques;
• Tient à jour divers rapports, listes, registres, bases de données au besoin.
• Met en page et révise lettres, contrats, conventions, règlements et autres documents de nature administrative ou juridique;
• Retranscrit les notes et les lettres manuscrites;
• Fait le suivi et classement des dossiers juridiques;
• Fait le suivi et le classement des factures juridiques et, au besoin, le suivi avec le Service des finances notamment pour les dossiers assurés;
• Vérifie les demandes d’achat, demandes de paiement et rapports de dépenses (volet juridique) dans PeopleSoft;
• Fait le suivi et le classement des avis et opinions juridiques en collaboration avec la technicienne juridique;
• Effectue des recherches dans la banque de résolutions et dans Constellio ou tout autre logiciel de cette nature pour les dossiers juridiques;
• Collabore à la l’organisation du système de classement des dossiers juridiques selon les procédures en vigueur tant pour les dossiers papiers que pour les dossiers informatisés (Constellio);
• Organise les réunions demandées par les conseillers juridiques.

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité

D.E.C. en techniques de bureautique ou l'équivalent; une formation en secrétariat juridique est un atout

Expérience

Cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres
Logiciels: Word, Excel, Outlook Powerpoint, FileMaker Pro, Acrobat Pro, Constellio, Convene, C-Cure, Explo, PeopleSoft RH, PeopleSoft Finances, Banner, Capusle

Excellente connaissance de la langue française

Aucune information additionnelle

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.