Technicien ou technicienne en administration

Du 21-06-2024 au 02-07-2024

Faculté des sciences de l'éducation
Direction
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques à caractère administratif notamment dans le domaine de la gestion financière, de la gestion des études, de la gestion des ressources humaines ou de la gestion de projets afin d'assurer la gestion optimale des activités relatives à son secteur.

Attributions caractéristiques

1. Assume la responsabilité de l'exploitation adéquate des systèmes et fichiers spécifiques à son secteur et en assure le support auprès de la clientèle et du personnel.
2. Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions en vigueur. Identifie les difficultés d'application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d'améliorer le fonctionnement de son secteur et de répondre aux besoins de la clientèle.
3. Apporte une expertise technique au niveau de divers projets ou des problèmes rencontrés. Effectue les études, recherches et analyses nécessaires et agit comme personne-ressource pour soumettre des solutions ou des plans d'action.
4. Contrôle et tient à jour les données quantitatives de son secteur. Procède aux analyses, comparaisons, conciliations et aux corrections requises. Effectue des prévisions, la ventilation selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Présente et explique les résultats obtenus. Propose des avenues possibles pour une meilleure utilisation des ressources.
5. Approuve et contrôle le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers. Sert d'intermédiaire entre son secteur et divers intervenants.
6. Assure la logistique de l'organisation de diverses activités reliées à son secteur.
7. Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.C. en technique de comptabilité et de gestion ou l'équivalent
Expérience : Deux(2) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Explo, PeopleSoft finance et RH
Le rôle principal de la personne titulaire de ce poste consiste à apporter une expertise technique et un appui dans le cadre des opérations financières et budgétaires du Département des fondements et pratiques en éducation (FPÉ). Cette personne assure la première ligne « finances » de ce département et oriente les clients en respect des normes et règles financières en vigueur. Elle développe, consolide et repense de manière constante les outils de suivi des transactions financières et à cet égard, effectue des propositions d’amélioration. Cette personne est rattachée au département et relève de la coordonnatrice d’opérations financières. Elle pourra également être appelée à travailler à distance ou en présentiel auprès d’autres unités de la Faculté.

Tâches et responsabilités

• Assure la gestion administrative ainsi que la gestion des budgets de fonctionnement du département, des projets de recherche, des fonds de soutien aux activités académiques et des fonds de soutien professionnel des chargés de cours et chargés d’enseignement;
• Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel impliqués dans les transactions financières. À cet égard, explique et voit au respect des règles financières, des normes, procédures et convention en vigueur. Informe ses supérieurs de problématiques particulières;
• Identifie les difficultés d’application et la justesse de certaines politiques ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d’améliorer le fonctionnement de son secteur;
• Effectue les prévisions budgétaires, extrait des statistiques, produit des tableaux et effectue l’analyse de données. Identifie les causes possibles des problématiques et émet des recommandations;
• Vérifie les formulaires administratifs et peut en effectuer la saisie (demandes d’achats, formulaires de dépenses, écritures de journal, redistribution rétroactive de salaire, etc.). Émet les cartes d’achats virtuelles et effectue la codification;
• Effectue les suivis mensuels des bons de commande, des avances, des projets et des dépôts. Prépare les documents en vue de fin d’exercice et de fermeture des projets de recherche;
• Conseille les professeurs à la gestion de leurs projets de recherche;
• Assure la liaison avec le Service des finances, le Vice-rectorat aux ressources humaines et le Vice-rectorat à la recherche et à la création pour obtenir ou fournir des renseignements et résoudre des problèmes;
• Etc.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard
418-656-2131 poste 402047 ou renee.savard@vrrh.ulaval.ca

Vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.