Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Service d’évaluation linguistique (SEL)
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, effectue diverses tâches reliées à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle des politiques, des normes et des procédures administratives. Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d’assurer la réalisation de projets ou le bon fonctionnement des opérations de son secteur.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Collabore aux opérations courantes du Service d’évaluation linguistique, et dans une moindre mesure, de l’Institut Jacques-Couture.
- Peut diriger du personnel du Service, collabore à son entraînement, prépare la planification et répartition de la messagerie, des reprises sous surveillance pour approbation par la direction et informe la direction des difficultés d'exécution.
- Répond aux questions des partenaires et les conseille sur les façons d’organiser les tests et leur paiement.
- Répond aux courriels du SEL.
- Assure la coordination des dossiers partenaires.
- Prépare pour approbation par la direction le calendrier des passations en région et le transmet à qui de droit, notamment pour diffusion sur le site Web du SEL.
- Collabore à l’élaboration du calendrier mensuel des jours de présence au bureau pour approbation par la direction et le transmet à l'équipe du SEL.
- Effectue la facturation mensuelle des partenaires sous la responsabilité de la direction et fait les suivis à cet effet, y compris l’envoi annuel de la grille tarifaire.
- Assure un suivi du dossier des ententes de confidentialité et fait approuver celles-ci par la direction.
- Assure, avec l’agente de secrétariat, un suivi des différentes versions de tests de langues et des manuels préparatoires ainsi que les outils d’évaluation pour les correcteurs.
- Soumet pour approbation par la direction les demandes de mesures d’adaptation pour la passation de tests écrits.
- Soumet pour approbation par la direction les analyses de cas d’incohérence aux tests, selon le protocole établi.
- Assure un suivi de l’archivage des tests de langues et de la destruction des copies de tests archivés.
- Agit à titre de personne-ressource pour l’application SEL.
- À la demande de la direction, produit différents rapports statistiques et administratifs.
- Collabore au développement et à l’implantation d’outils informatiques pertinents et à la mise à jour du site Internet du SEL.
- Participe à l'élaboration, à la mise à jour et à l'application de politiques et règlements, de procédures, courriels modèles, bloc-notes et de processus administratifs, etc.
- Compile et garde à jour les documents de suivis administratifs : politiques, règlements, procédure, description de tâches, courriels modèles, bloc-notes, etc.
- Propose divers outils visant à améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts à la clientèle.
- À la demande de la direction, effectue des études et des analyses de dossiers, de contrats, d'ententes, de rapports statistiques et d'autres documents; donner des avis et fait des recommandations afin d'apporter des corrections et des mises à jour.
- Participe à la gestion et à l’organisation des activités administratives et pédagogiques du service.
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la catégorie.
EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales en technique administrative avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente;
- 2 ans d'expérience pertinente.
AUTRES
- Avoir de l’expérience dans une université ou un cégep sera considéré comme un atout;
- Connaissance d’un système informatique lié à la gestion des dossiers étudiants (atout).
MODE DE TRAVAIL
- Remplacement jusqu’en décembre 2025;
- Télétravail en mode hybride, une journée par semaine en présentiel obligatoire;
- Date d'entrée en fonction : Dès que possible.
