adjoint (e) administratif / Commis aux comptes fournisseurs

Construction Valard Québec, filiale du Groupe Valard et dont la société mère est Quanta Services, l'un des plus grands entrepreneurs de services publics en Amérique du Nord est à la recherche d'un(e) adjoint (e) administratif / Commis aux comptes fournisseurs pour son bureau de Victoriaville.

Comptes fournisseurs

• S’assurer de l’exactitude des données et de l’approbation appropriée avant le traitement des factures fournisseurs;
• Vérifier la conformité des factures fournisseurs (vérification QC inc., taxes, informations bancaires);
• S’assurer que les escomptes sont traités et optimisés selon les fournisseurs;
• Répondre et maintenir une bonne relation avec les fournisseurs;
• Assurer un suivi avec les différents fournisseurs lors du règlement de litige;
• Comptabiliser les factures dans le système de saisie de données;
• Analyser les états de comptes fournisseurs;
• Effectuer un suivi des factures non reçues et les traiter rapidement;
• Effectuer les ouvertures de comptes fournisseurs selon la méthode déployée durant l’année;
• Effectuer des propositions de paiements selon les termes et critères établis par Valard lors des ouvertures de comptes clients et s’assurer qu’ils respectent les instructions établies;
• Effectuer les demandes de renseignements et la vérification des données bancaires des fournisseurs;
• Préparer les paiements, transferts bancaires et chèques de façon ponctuelle;
• Effectuer le suivi de certains dossiers spéciaux demandant une analyse, une codification ou un enregistrement spécifique;
• Faire le suivi mensuel et annuel des Baux pour différents projets;
• Préparer et transmettre des données de courues de fin de mois, ainsi que des écritures de journal et en expliquer les résultats au supérieur immédiats
• Maintenir des dossiers complets et organisés pour les fournisseurs
• Entrainer des employés à des activités reliées à leur travail.

Responsabilités administratives

• Recueillez pour votre supérieur tous les renseignements et les documents nécessaires à l’exécution de ses fonctions;
• Assurez que toutes les fonctions d’ordre administratif assumées par la direction soient bien remplies par les personnes responsables à l’intérieur de celle-ci;
• Traitez ou acheminez les autres correspondances ne relevant pas de votre supérieur;
• Convoquez des réunions, y assistez et en dressez le compte-rendu;
• Assurez un contact efficace entre votre supérieur et les membres du personnel de la direction;
• Exécutez des tâches administratives;

Exigences

• Détenir un DEP en secrétariat ou un AEC ou DEC en bureautique ou technique en comptabilité et gestion (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé ;
• Expérience minimale de secrétariat – 3 ans (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Excellentes connaissances des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

Profil de la personne recherchée

• Bonne maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise de la Suite Office et de l’informatique
• Connaissance de la norme ISO14001 un atout
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative
• Faire preuve de professionnalisme
• Avoir de la rigueur lors de saisie de données
• Facilité d’apprentissage et efficace
• Bonne capacité de gestion et résolution de problèmes
• Excellente communicatrice – oral et rédaction écrite
• Bilingue (un atout)
• Maitrise avancée du logiciel Excel et de la Suite MS Office
• 3-5 ans d’expérience comme adjointe administrative

Type d’emploi

• Permanent / Temps partiel

Horaire de travail

• 40h/semaine

Salaire et avantages

• Salaire concurrentiel avec d’excellents avantages sociaux
• Avantages
• Assurance dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d'entreprise
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• Régime de retraite
• Vacance

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.