adjoint (e) administratif (ve) / Commis aux comptes fournisseurs

Construction Valard Québec, filiale du Groupe Valard, dont la société mère est Quanta Services – l'un des plus grands entrepreneurs de services publics en Amérique du Nord – est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) / commis aux comptes fournisseurs pour son bureau de Victoriaville.

Responsabilités administratives

• Recueillir pour votre supérieur les renseignements et documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions ;
• Veiller à ce que les fonctions administratives assumées par la direction soient bien exécutées par les responsables concernés ;
• Traiter ou acheminer les correspondances ne relevant pas directement de votre supérieur ;
• Convoquer des réunions, y assister et rédiger le compte-rendu ;
• Assurer une communication efficace entre votre supérieur et les membres du personnel de la direction ;
• Exécuter diverses tâches administratives.

Responsabilités – Comptes fournisseurs

• Assurer l’exactitude des données et des approbations appropriées avant le traitement des factures fournisseurs ;
• Vérifier la conformité des factures fournisseurs (vérification QC Inc., taxes, informations bancaires) ;
• S’assurer que les escomptes sont appliqués et optimisés selon les ententes avec les fournisseurs ;
• Répondre aux fournisseurs et maintenir de bonnes relations avec eux ;
• Effectuer le suivi avec les fournisseurs lors de règlements de litiges ;
• Comptabiliser les factures dans le système de saisie de données ;
• Analyser les états de comptes fournisseurs ;
• Effectuer un suivi des factures non reçues et les traiter rapidement ;
• Effectuer l’ouverture des comptes fournisseurs selon les méthodes en vigueur ;
• Effectuer des propositions de paiements selon les termes et critères établis par Valard lors des ouvertures de comptes fournisseurs et s’assurer qu’ils respectent les instructions ;
• Effectuer les demandes de renseignements et la vérification des informations bancaires des fournisseurs ;
• Préparer les paiements, transferts bancaires et chèques de manière ponctuelle ;
• Suivre certains dossiers spécifiques nécessitant une analyse, une codification ou un enregistrement particulier ;
• Assurer le suivi mensuel et annuel des baux pour divers projets ;
• Préparer et transmettre les données de fin de mois, ainsi que les écritures de journal, et en expliquer les résultats au supérieur immédiat ;
• Maintenir des dossiers complets et bien organisés pour les fournisseurs ;
• Former des employés pour des activités liées à leur poste.

Exigences

• Détenir un DEP en secrétariat ou un AEC ou DEC en bureautique, ou en technique de comptabilité et gestion (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit ;
• Expérience minimale de 3 ans en secrétariat (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

Profil recherché

• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
• Bonne maîtrise de la Suite Office et de l’informatique ;
• Connaissance de la norme ISO14001 (un atout) ;
• Autonomie et sens de l’initiative ;
• Professionnalisme et rigueur dans la saisie des données ;
• Facilité d’apprentissage et efficacité ;
• Aptitudes en gestion et en résolution de problèmes ;
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite) ;
• Bilinguisme (un atout) ;
• Maîtrise avancée d’Excel et de la Suite MS Office ;
• 3 à 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve).