Adjoint administratif

Adjoint(e) administratif(ve) aux travaux publics - temps plein - contrat à durée indéterminée

Responsabilités :

• Assurer le traitement des appels téléphoniques et des communications électroniques et les diriger aux personnes concernées;
• Recevoir, enregistrer et faire le suivi des diverses requêtes, plaintes ou demandes reçues;
• Fournir à la clientèle les renseignements et services pertinents à leurs demandes;
• Prendre et fixer les rendez-vous des personnes qui lui sont assignées ;
• Préparer les bons de commande et effectuer le suivi des factures;
• Effectuer le suivi du relevé de carte de crédit de la direction du service;
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau, d’équipements et de vêtements du service et faire le suivi de l’inventaire;
• Assurer le soutien à la direction dans l’application du programme de prévention de la Mutuelle de prévention (CNESST) et transmettre la documentation relative aux accidents de travail auprès du responsable des ressources humaines;
• Gérer l’inventaire des clés des bâtiments utilisés par le service;
• Participer aux différentes opérations reliées à la planification, à l’organisation et aux suivis des dossiers des travaux publics;
• Prendre les dispositions relatives aux agendas des personnes qui lui sont assignées quant à la prise et la fixation de rendez-vous;
• Procéder aux convocations et aux réservations de salle lors de réunions organisées par les membres du service des travaux publics ;
• Participer à des réunions et rencontres de services, rédiger les procès-verbaux et faire les suivis qui relèvent de sa compétence ;
• Effectuer la saisie de données des feuilles de temps des employés des travaux publics pour le traitement de la paie;
• Voir au classement de la documentation du service des travaux publics et appliquer la procédure d'archivage;
• Concevoir divers documents tels que lettres, formulaires administratifs, tableaux statistiques et listes conformément aux demandes de la direction;
• Effectuer la mise en page des documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire;
• Au besoin, assurer les remplacements ponctuels au niveau des agent(e) à l’accueil et à l’expérience citoyenne (en cas d’absences).

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne occupant ce poste.

Sommaire

Vous êtes une personne dotée d'un savoir-être EX-CEP-TION-NEL, capable de naviguer avec aisance dans les eaux du service client ? On dit de vous que vous avez « la couenne dure » mais aussi (et surtout) un véritable don pour prendre soin de nos relations citoyennes avec amabilité et diplomatie ? Soyez notre « main de fer au gant de velours » et faites la différence dans la vie des citoyens par votre " mode solutions " pour améliorer leur quotidien !

Sous la responsabilité du directeur du Service des travaux publics, vous serez un pilier essentiel de l'équipe! Vous serez la voix rassurante et le visage souriant qui accueille chaque requête avec compréhension et efficacité afin de transformer chaque interaction en une expérience citoyenne positive. Vous assumerez des tâches de nature administrative et veillerez au bon déroulement des dossiers qui vous seront confiés, en plus d’assurer le service à la clientèle pour toutes requêtes et plaintes relatives aux travaux publics.

Présentation de l'organisme

À 25 minutes du centre-ville de Québec, notre ville, Sainte-Brigitte-de-Laval, est à la fois blottie au creux des plus belles montagnes de la région et bordée par la rivière Montmorency. Elle charme à tous les coups autant ses visiteurs, ses habitants que ses employés avec son cadre de vie envoûtant et à dimension humaine! Il n’est donc pas étonnant que notre municipalité se retrouve, année après année, à la tête du palmarès des municipalités connaissant les taux de croissance et de natalité les plus marqués avec, à ce jour, environ 8700 habitants.

Notre vision s'inscrit dans une gestion municipale moderne où les employés ne sont plus de simples « ressources », mais des acteurs clés qui façonnent l'expérience citoyenne. Leurs émotions, motivations et engagement reflètent directement la qualité des services que nous offrons. C'est pourquoi nous considérons chaque personne comme unique, avec ses talents distincts, ses émotions, ses aspirations et sa singularité. Ainsi, nous contribuons à faire de notre environnement de travail un lieu harmonieux et collaboratif, où les employés se sentent valorisés, entendus et impliqués, où le bien-être de chacun est une priorité absolue.