Agent - soutien administratif

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques et courriels, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
• Encaisser les revenus de la Ville, au comptoir, par la poste ou électroniquement; émettre les reçus nécessaires (taxes, facturation diverse, dépôts différents services, etc.);
• Balancer la caisse, préparer les bordereaux de dépôt, faire transferts au GL et aller porter le dépôt à la banque;
• Tenir et balancer une petite caisse et tenir à jour les caisses de petite monnaie et répondre aux demandes de change des différents départements;
• Procéder à la mise sous enveloppe des comptes de taxes et faire l’envoie des états de compte à différents moments de l’année;
• Effectuer le montage du cahier budget annuel;
• Vérifier, à l’occasion, le rôle d’évaluation (ex. : neige, ordure, etc.);
• Lors de l’émission du compte annuel, répondre au téléphone pour explication du nouveau compte gérer la réception des chèques postdatés et les enregistrer dans le système et gérer les DPA et les MVE;
• Exécuter divers travaux de bureau ou de comptabilité de contrôle que peut lui confier le directeur du service.