Secrétaire-réceptionniste

La secrétaire réceptionniste veille à l’exécution du travail quotidien au bureau de la CFG et fournit aux gestionnaires et professionnels un soutien d’ordre administratif. Selon son mandat, elle répond au téléphone, note et transmet les messages, tape les lettres et rédige de la correspondance à l’aide de logiciels de traitement de texte.

Elle est en charge du courrier (ouverture, tri et distribution) et tient à jour les systèmes de classement de documents. Elle s’occupe de fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions, d’accueillir les clients et les visiteurs, d’accomplir certaines tâches de comptabilité et de préparer les bordereaux de commande de matériel. Elle doit avoir le souci du détail et remplir ses fonctions avec méthode et rigueur pour que le fonctionnement du bureau soit optimal.

Principales responsabilités associées au poste

• Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer, les acheminer, prendre des messages et fournir les renseignements demandés;
• Faire les réservations pour les sorties et les voyages du personnel cadre et de bureau;
• Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers d’information;
• Rédiger les lettres courantes et compiler des renseignements si nécessaire;
• Recevoir, transmettre et distribuer les télécopies;
• Accueillir et répondre aux gens qui se présentent au bureau, les diriger vers les personnes ou les services appropriés et donner des renseignements d’ordre général;
• Procéder au traitement du courrier dès la réception;
• Préparer tous les envois postaux ou de messagerie;
• Mettre en forme de la correspondance, des rapports, des procès-verbaux, des factures et autres documents connexes à partir de note au moyen d’un ordinateur ou d’une dactylo sur demande;
• Effectuer les photocopies sur demande.