Adjoint administratif

Description du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) à la réception pour rejoindre notre équipe dynamique dans le secteur des assurances. Le titulaire du poste sera responsable de l’accueil de nos clients en succursale et par téléphone, ainsi que de diverses tâches administratives et de facturation

• Responsabilités

  Volet accueil :

  • Accueillir les clients en succursale avec courtoisie et les diriger vers les bonnes ressources
  • Gérer les appels téléphoniques et fournir un soutien à la réception
  • Assurer la réception, la distribution et l’expédition du courrier et autres envois de documents
  • Travailler en collaboration avec l’équipe de l’administration et de la comptabilité pour la préparation de divers documents
  • Effectuer les appels de service pour l’entretien de certains équipements
  • Maintenir l’aire de réception, les salles de rencontres clients et les salles de conférence propres et bien équipées

  Volet facturation :

  • Effectuer la facturation selon les procédures établies : produire des factures, effectuer de la saisie, des envois aux clients, etc.
  • Agir à titre de personne-ressource concernant la facturation et les paiements pour toutes questions provenant des clients et des collègues de travail
  • Saisir les informations des contrats de financement dans le portail, produire les contrats et faire les suivis nécessaires
  • Porter attention aux particularités reliées à la facturation et apporter les correctifs si requis
  • Effectuer diverses tâches administratives (classement, numérisation, dépôt, réception de paiements, etc.)