Executive Assistant - Commercial Banking

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Groupe de famille d'emploi :

Performs a variety of administrative and clerical tasks, financial and human resources administration and provides professional support to three or more Executives and their direct reports. The role provides general office services ensuring all administrative and operational processes and control standards are followed, while seeking to determine, develop, and participate in implementation of improvement opportunities, contributing to the effective and efficient operation of the business group.

• Manages day-to-day executive calendar and activities (including ad hoc requests)
• Manages and monitors calendars and upcoming events (dispatches meeting invitations, books meeting rooms and arranges for resources and other requirements in support of smooth and efficient meeting facilitation)
• Leads the planning, coordinating and implementing department events
• Provides subject matter expertise and advice related to assigned strategic initiatives and act as relationship management for assigned initiatives
• Builds effective relationships with internal/external stakeholders
• Breaks down strategic problems, and analyses data and information to provide insights and recommendations
• Gathers and formats data into regular and ad-hoc reports, and dashboards
• Audits HGL420 where Executive is responsible for cost center
• ITAM attestation
• System access certifications (quarterly, annual, transfers, new hires, moves)
• Audits the wireless report for the teams they support
• Integrates information from multiple sources to enable more efficient processes, enhanced analysis and/or streamlined reporting
• Coordinates and monitors budgets and reporting on results vs. budget
• Develops and maintains a filing system; ensures business and operational reports, forms, and other documentation, paper or electronic, are readily available
• Supports the development of tailored messaging, which may include writing, editing and distributing communications (e.g., correspondence, presentations, policies & procedures)
• Dispatches outgoing communications
• Processes invoices for payment in adherence with documented processes and guidelines and vendor agreements
• Prepares and logs departmental expense claims and reports
• Makes travel arrangements, booking flight/hotel reservations as needed
• Input recognition program write-ups (BEAM/Quarterly Spotlight) on behalf of executive/LOB
• Liaises with internal business units and external vendors and participates in the local coordination and implementation of premises and building related matters including incoming / outgoing staff and contractors, relocations, office planning and new furniture requirements while ensuring minimal interruptions to business operations
• Maintains and tracks overtime, on-call claims, staff vacations and absences in accordance with Bank and/or divisional guidelines to ensure consistency in entitlement and to determine staff availability
• Exercises judgment to identify, diagnose, and solve problems within given rules
• A team player who works well independently
• Broader work or accountabilities may be assigned as needed

Qualifications:

• Typically 7+ years of relevant experience in an administrative/professional support function, demonstrating progressive responsibility and post-secondary degree in related field of study
• Specialized knowledge from education and/or business experience
• Verbal & written communication skills - In-depth
• Collaboration & team skills - In-depth
• Analytical and problem solving skills - In-depth
• Influence skills - In-depth

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

Ici, pour vous.

À BMO, nous sommes animés par une raison d’être commune : Avoir le cran de faire une différence dans la vie, comme en affaires. Cette raison d’être nous invite à entraîner des changements positifs et durables pour nos clients, nos collectivités et nos gens. En travaillant ensemble, en innovant et en repoussant les limites, nous transformons des vies et des entreprises et favorisons la croissance économique partout dans le monde.

En tant que membre de l'équipe de BMO, vous êtes valorisé, respecté et entendu, et vous avez plus de moyens pour progresser et obtenir des résultats. Nous nous efforçons de vous aider à obtenir des résultats dès le premier jour, pour vous-même et nos clients. Nous vous offrirons les outils et les ressources dont vous avez besoin pour franchir de nouvelles étapes, car vous aidez nos clients à franchir les leurs. Au moyen de formation et de coaching approfondis ainsi que de soutien de la direction et d'occasions de réseautage, nous vous aiderons à acquérir une expérience enrichissante et à élargir votre groupe de compétences.

Pour en savoir plus, visitez-nous à l'adresse https://jobs.bmo.com/ca/fr.

BMO s'engage à offrir un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous apprenons de nos différences et tirons notre force des gens et de leurs différents points de vue. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Pour demander des mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec votre recruteur.

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