PB Operations Platform Specialist

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Groupe de famille d'emploi :

Assurer une variété de services de soutien administratif généraux et de tâches générales de bureau pour soutenir un ou plusieurs groupes d’exploitation et faciliter les opérations du groupe. Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter l’atteinte des objectifs d’affaires conformément aux politiques, aux procédures et aux contrôles applicables. Diagnostiquer et résoudre les problèmes courants selon les politiques, les procédures normales, les calendriers et les échéanciers; effectuer un suivi, aux fins d’audit, ou transmettre les problèmes non courants à l’échelon supérieur.

• Conseiller et orienter le secteur d’activité ou le groupe d’exploitation attitré par rapport à la mise en œuvre des solutions.
• Participer à l’établissement des priorités d’affaires et de l’ordre de réalisation de la stratégie du secteur d’activité ou du groupe d’exploitation.
• Assurer la cohérence entre les parties prenantes.
• Gérer les bases de données et fournir du soutien en matière d’analyse, de prévisions ou de visualisation des données et assurer le respect des normes de gouvernance des données.
• Coordonner la gestion des bases de données; veiller à ce que l’harmonisation et l’intégration des données respectent les normes en matière de gouvernance des données.
• Concevoir et produire des rapports réguliers et ponctuels et des tableaux de bord.
• Diriger l’établissement d’un plan de communication conçu pour avoir une influence positive ou modifier les comportements ou participer à cette tâche; créer des messages personnalisés et choisir les circuits de distribution qui conviennent.
• Formuler des commentaires quant à la planification et à la mise en œuvre des programmes opérationnels.
• Recommander des changements aux procédures et aux ressources, ainsi qu’à l’affectation des tâches.
• Compiler, copier, trier et classer les documents sur les activités de bureau et les transactions commerciales.
• Administrer un système de classement pour assurer la disponibilité des rapports d’activité, des rapports d’exploitation, des formules et de tout autre document.
• Créer, tenir à jour et entrer des renseignements dans les bases de données.
• Préparer les demandes d’approbation de financement des projets du service.
• Assurer le suivi, la vérification et le traitement du budget du service et des factures pour les dépenses en immobilisations.
• Résoudre ou transmettre à l’échelon supérieur les écarts de facturation, conformément aux politiques et aux procédures relatives aux comptes fournisseurs, et aux ententes avec les fournisseurs.
• Aider à la coordination et au traitement des ordres de travail concernant les garanties, l’entretien et la réparation du matériel (ex., consigner les demandes d’entretien, les communiquer aux secteurs compétents pour qu’ils y donnent suite et en faire le suivi).
• Gérer les stocks de fournitures de bureau; vérifier le niveau des stocks en réserve; passer les commandes de fournitures de bureau et en faciliter l’exécution; et vérifier la réception des commandes.
• Planifier les réunions et coordonner le matériel audiovisuel nécessaire, la restauration, l’aménagement des salles et les téléconférences.
• Faire les réservations de voyage et préparer les itinéraires des gestionnaires.
• Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale; répondre aux demandes de renseignements ou les transmettre à l’échelon supérieur pour qu’on y donne suite.
• Faciliter l’élaboration d’un message personnalisé; à cette fin, rédiger, réviser et distribuer le matériel de communication (ex., correspondance, ordres du jour, présentations, propositions, rapports, courriels de masse, et politiques et procédures) et acheminer les communications sortantes.
• Traiter les modifications et les mises à jour des procédures du service aux fins d’approbation par le gestionnaire, en veillant à ce que les nouveaux renseignements et les nouvelles procédures soient communiqués à l’équipe.
• Vérifier les feuilles de présence des employés, recueillir les données de présence du personnel et en faire le suivi (ex., heures supplémentaires, congés de maladie et jours de vacances) conformément aux lignes directrices applicables pour en assurer la cohérence et déterminer la disponibilité des employés.
• Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes afin de coordonner et de mettre en œuvre les changements à apporter aux locaux pour adapter le milieu de travail aux employés contractuels et aux membres du personnel qui arrivent dans l’organisation ou qui la quittent (ex., relocalisations, planification des bureaux et besoins de nouveau mobilier), en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
• Se concentrer principalement sur un secteur d’activité ou un groupe d’exploitation au sein de BMO; adopter au besoin une orientation plus large à l’échelle de l’organisation.
• Faire preuve de jugement pour repérer les problèmes, en déterminer les causes et les résoudre en respectant les limites établies.
• Travailler de façon indépendante sur un large éventail de tâches complexes, qui peuvent représenter des situations uniques.
• Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.

  Qualifications :

• Généralement de quatre à six années d’expérience professionnelle pertinente avec diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de scolarité et d’expérience.
• Solides connaissance et compréhension des principaux produits et services, processus et mesures de contrôle de l’unité d’affaires.
• Solide compréhension des risques et des exigences réglementaires de l’unité d’affaires.
• Connaissance et compréhension approfondies des procédures ou des processus courants de l’équipe de travail.
• Très bonne connaissance des types de documents liés aux transactions, des priorités associées au flux du travail et des échéances des secteurs de traitement qui interagissent avec l’unité d’affaires.
• Maîtrise technique acquise par la scolarité ou l’expérience de travail.
• Compétences en communication orale et écrite - compétences approfondies.
• Compétences pour la collaboration et le travail d’équipe - compétences approfondies.
• Compétences en analyse et en résolution de problèmes - compétences approfondies.
• Capacité d’influence - compétences approfondies.
• Compétences pour la prise de décisions fondées sur les données - compétences approfondies.

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

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