Réceptionniste/Support administratif - Gestion privée

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Groupe de famille d'emploi :

** Rôle au bureau du lundi au vendredi**

Exécuter différentes tâches administratives et de bureau, administrer les ressources financières et fournir un soutien professionnel à un ou plusieurs gestionnaires et à leurs subordonnés immédiats. Le titulaire du poste fournit des services administratifs généraux en veillant au respect de tous les processus administratifs et opérationnels ainsi que des normes de contrôle, tout en cherchant à déterminer et à développer des occasions d’amélioration et à participer à leur mise en œuvre, et contribue ainsi à la bonne marche du groupe d’exploitation.

• Accueillir les visiteurs, clients à la réception, répondre aux appels téléphoniques et communications électroniques.
• Participer à la coordination et à la communication de l’ordre du jour des réunions.
• Participer à la planification, à la coordination et à la tenue des activités du service.
• Offrir du soutien professionnel à un dirigeant et à ses directeurs principaux au sein d’un groupe d’exploitation de taille moyenne à grande.
• Gérer et surveiller les calendriers et les événements à venir. Transmettre les invitations aux réunions, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires, notamment quant aux ressources, pour que les réunions se déroulent efficacement et sans problème. Participer à la coordination et la tenue des activités du service.
• Établir et maintenir un système de classement; veiller à ce qu’il soit facile d’accéder aux rapports d’activités, aux rapports d’exploitation, aux formules et à tout autre document, en version électronique ou papier.
• Appuyer l’élaboration d’un message personnalisé, ce qui peut comprendre la rédaction, la révision et la transmission des communications (ex., correspondance, présentations, politiques et procédures).
• Acheminer les communications sortantes. Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale, répondre aux demandes de renseignements ou les acheminer.
• Traiter les factures en vue de leur règlement, conformément aux processus, aux lignes directrices et aux ententes avec les fournisseurs consignés.
• Préparer et consigner les demandes de remboursement de frais et les notes de frais par service. Faire le suivi des dépenses pour assurer le respect du budget.
• S’occuper des réservations de voyage, en faisant des réservations de vol et d’hôtel selon les besoins.
• Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes et participer à la coordination et à la mise en œuvre de mesures liées aux locaux et aux immeubles, et notamment aux employés contractuels ou occasionnels et aux membres du personnel qui arrivent dans l’organisation ou qui la quittent, aux relocalisations, à la planification des bureaux et aux besoins de nouveau mobilier, tout en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
• Gérer les stocks de fournitures; à cette fin, vérifier les stocks pour en déterminer le niveau; prévoir les fournitures nécessaires; passer les commandes de fournitures et en demander la livraison; vérifier la réception des fournitures.
• S’assurer que tous les horaires de vacances et d’absences sont consignés, qu’ils tiennent compte des besoins d’affaires essentiels, qu’ils suivent les lignes directrices et qu’ils sont gérés de façon uniforme pour l’ensemble des employés de l’équipe; repérer les conflits d’horaire aux fins de résolution.
• Coordonner les besoins de formation du personnel (recherche, réservations, annulations, confirmations, etc.).
• Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour atteindre les objectifs d’affaires.
• Classer les renseignements pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité.
• Réaliser sous supervision des tâches uniformisées.
• Résoudre les problèmes en respectant les règles et les limites établies et transmettre à l’échelon supérieur au besoin.
• Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.

Qualifications :

• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe souhaitable.
• Bilinguisme français et anglais.
• Connaissances de base acquises en milieu de travail.
• Compétences en communication orale et écrite (dans un contexte commercial) - compétences de base.
• Compétences en organisation (dans un contexte commercial) - compétences de base.
• Compétences pour la collaboration et le travail d’équipe (dans un contexte commercial) - compétences de base.

Veuillez noter que la fourchette maximale pour ce rôle est de 45 000.00$.

Vous parlez couramment le français et l’anglais, car ce rôle offre un soutien aux clients et aux membres de l’équipe à l’intérieur et/ou à l’extérieur de la province de Québec.

Salaire :

Type de rémunération :

Ce qui précède représente la fourchette et le type de rémunération de BMO Groupe financier.

Les salaires varieront en fonction de facteurs comme l’emplacement, les compétences, l’expérience, les études et les qualifications pour le poste et pourront inclure une structure de commissions. Les salaires pour les postes à temps partiel seront calculés au prorata du nombre d’heures travaillées régulièrement. Pour les rôles à commission, le salaire susmentionné représente la cible de BMO Groupe financier pour la première année au poste.

La rémunération totale offerte par BMO variera selon le type de rémunération associé au poste et peut comprendre des primes de rendement, des primes discrétionnaires ainsi que d’autres avantages et récompenses. BMO offre également une assurance santé, le remboursement des frais de scolarité, une assurance accident et une assurance vie, ainsi que des régimes d’épargne-retraite. Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, consultez le site : https://jobs.bmo.com/ca/fr/R%C3%A9mun%C3%A9ration-globale

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