Chargés de projets
En tant que Chargés de projets, vous êtes responsables de vous assurer que toutes les étapes du processus de préfabrication se déroulent comme prévu en coordonnant les activités des différents départements tels que l’administration des projets, les dessins et l’ingénierie, les approvisionnements, la production et la qualité, le transport, ainsi que l’installation et les réparations.
Voici un aperçu des principales responsabilités et tâches associées à ce poste :
Tâches directement ou indirectement reliées à l’administration des projets :
- Prendre connaissance du contrat au début du projet (inclusions, exclusions, processus de réclamation d'extras, avis, sortir l'échéancier contractuel, etc.) et établir des canaux de communication et attentes clairs avec toutes les parties prenantes (autant internes qu’externes)
- Préparer et communiquer l'échéancier du projet aux parties prenantes impliquées dans le projet
- Préparer et envoyer la lettre d’introduction au client afin d’introduire le/la Chargé de projet, le/la responsable de la facturation, l’ingénieur, etc.)
- Suivre et respecter les budgets de coûts de contrats (les 4 quadrants de Robert)
- Effectuer la facturation en fonction de l’avancement du projet et de la liste des valeurs établies (SOV fait par Thomas)
- Préparer et présenter les COR (Change Order Requests)
- Émettre les demandes d’extras dans les délais
- Répondre promptement aux contre-charges du client
- Fournir et participer à la conception des documents de fin de projets en collaboration avec les Administrateurs de projets
Tâches directement ou indirectement reliées aux dessins et à l’ingénierie :
- Vérifier si les dessins (soumissions vs constructions vs layouts approuvés et l’épaisseur des panneaux) nécessitent des changements avec le client ou des modifications aux contrats avec nos sous-traitants
- Préparer l'échéancier des dessins et de l’ingénierie
- Communiquer les budgets d’ancrages et d’armature avec le département technique
- Faire l'envoie des plans de présentation pour approbation
- Participer aux réunions techniques avec le client
- Coordonner avec les sous-traitants les aspects techniques (fenêtres, etc.)
- Envoyer le QRT/RFI aux clients
- Faire les suivis requis avec les clients (RFI/SUBMITTAL/RETOUR APPO)
Tâches directement ou indirectement reliées aux approvisionnements :
- Préparer les réquisitions pour les commandes de matériaux spécifiques aux projets
- S'assurer que les matériaux spécifiques aux contrats (ex : fenêtres, briques, pierres, sous-traitants installation, agrégats spéciaux, etc.) arrivent selon l'échéancier, les exigences de production et les quantités relevées
Tâches directement ou indirectement reliées à la production et à la qualité :
- Créer les réquisitions d'échantillons et s'assurer qu'elles rencontrent nos budgets et soient approuvées par l'architecte
- S’assurer que les dessins d’atelier soient prêts selon la séquence de production
- Coordonner le processus de fabrication des ancrages et des moules requis à la production
- Planifier & présenter les revues de projets à la production
- Fournir à la production la séquence d’installation canadienne avant 4 semaines et américaine avant 6 semaines
- Prendre connaissance des non-conformités et prendre les actions nécessaires lorsque requis
- Fermer les non-conformités adressées au chantier dans la BéDé
- Aller voir la production à l’usine à tous les jours, ou lorsque nécessaire, pour s’assurer que les processus sont bien suivis (production, contrôle qualité, aspects visuels des panneaux, etc.)
Tâches directement ou indirectement reliées au transport :
- Fournir au transport la séquence d’installation canadienne avant 4 semaines et américaine avant 6 semaines
- S’assurer que le scénario de transport rencontre les budgets
- Préparer les réquisitions de transport tel que requis
Tâches directement ou indirectement reliées à l’installation et aux réparations :
- Faire les revues de projets avec l'équipe d'installation ou s'assurer d'obtenir les contrats de sous-traitance requis pour l'installation
- Négocier, sélectionner, contracter, coordonner, inspecter et approuver les travaux des sous-traitants
- Coordonner le processus de fabrication des ancrages requis à l’installation
- S’assurer que les ancrages chantier sont sur le premier voyage et que celles requises aux fondations arrivent au chantier avec les coulées de béton et/ou fabrication de la structure
- S’assurer que les conditions de chantier rencontrent les ententes déterminées lors de la soumission
- Visiter en personne le chantier et/ou le client et/ou les équipes d’installation (1x par mois) pour bien coordonner le projet
Autres tâches générales :
- Répondre aux demandes des clients de façon professionnelle dans les 24 heures qui suivent la réception de la demande / professionnalisme dans toutes les sortes de communications (appels, courriels, etc.), autant à l'interne qu'à l'externe
- Préparer des post mortems pour les projets (avec tous ceux et celles qui ont joués un rôle actif dans le projet)
