Adjointe exécutive ou Adjoint exécutif

SBMFC. Plus qu’un emploi… une mission. Notre organisation, forte de plus de 4000 personnes, prône un mode de vie sain, actif, divertissant et créatif pour les membres, les vétérans et les vétéranes des Forces armées canadiennes et leurs familles. Aidez-nous à offrir une variété de programmes de conditionnement physique et de loisirs, à assurer du soutien aux familles, à organiser des activités de bienfaisance et à veiller à ce que nos membres aient accès à des services financiers personnalisés, de vente au détail et de voyage ainsi qu’à des rabais sur les services bancaires. Aux Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC), nous aimons ce que nous faisons. Et nous incarnons cette passion.

La Financière SISIP, une division des Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC), propose une gamme complète de solutions financières adaptées aux réalités des membres des Forces armées canadiennes (FAC) et à leurs familles. Outre ses produits et services classiques d’assurance, de placement et de conseils financiers, elle offre également de l’éducation financière préventive ainsi que du counseling visant à favoriser le mieux-être financier des militaires, qui sont au cœur de toutes ses activités. L’objectif premier de la Financière SISIP est d’apporter la bonne solution au bon moment, ce que renforce notre approche sans commission. À titre d’organisation à vocation sociale, nos profits contribuent au financement de programmes qui soutiennent les membres des FAC et leurs familles.

Les services de la Financière SISIP sont accessibles virtuellement ainsi qu’en personne dans ses 23 succursales situées dans les communautés des FAC partout au Canada. Le bureau national se trouve à Ottawa.

En tant qu’adjointe exécutive ou adjoint exécutif, vous offrirez des services administratifs à la division et des services de soutien au chef de la division et à l’équipe de gestion. Vous gérerez l’agenda du chef de division, notamment en fixant des rendez-vous et en organisant des réunions, en coordonnant les préparatifs de voyage, en préparant le programme des visites de lieux et les documents connexes, et en établissant les demandes d’indemnité de déplacement et les rapports de dépenses. Vous gérerez la correspondance et les demandes de renseignements, et organiserez et planifierez des conférences et des réunions.

La ou le titulaire du poste gère l’acquisition des fournitures, de l’équipement, des services et des installations pour la division. Vous consignerez les transactions financières et collaborerez à l’établissement du budget de la division. Vous contrôlerez et coordonnerez également les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels envoyées à la division.

Il s’agit d’un rôle interventionniste qui comporte de nombreuses interactions avec des collègues à l’échelle de l’organisation. Si les supports administratifs vous passionnent, si vous comprenez la valeur des gens et si vous avez le souci du détail et le sens de l’organisation, ce poste est tout désigné pour vous.

Études, certificats et permis

Diplôme ou certificat collégial en administration, en administration de bureau, en techniques de secrétariat ou dans un domaine connexe

Expérience

De l’administration de bureau et de la gestion de projets

De l’élaboration et de l’application de procédures de bureau et d’administration

De l’application de politiques et de procédures

De l’administration budgétaire

De la gestion de dossiers

De la tenue de systèmes de classement

De la rédaction de correspondance et de rapports

De l’exécution de préparatifs de voyage

Compétences

Orientation client, connaissance de l’organisation, communication, innovation, travail d’équipe et leadership.

Coordonner, planifier et assurer des services administratifs à la division et des services de soutien au chef de la division et à l’équipe de gestion.

Fixer des rendez-vous et organiser des réunions, gérer les ordres du jour, coordonner les préparatifs de voyage, préparer le programme des visites de lieux et les documents connexes ainsi que préparer les demandes d’indemnité de déplacement et les rapports de dépenses.

Gérer la correspondance de même que les demandes de renseignements, y compris chercher des documents de référence, vérifier et rediriger la correspondance et les demandes de renseignements et en assurer le suivi, effectuer de la recherche et rédiger et réviser de la correspondance, des rapports, des plans, des listes et des notes d’information.

Coordonner les besoins en traduction.

Organiser et planifier des conférences et des réunions, y compris préparer de l’information comme des présentations, des ordres du jour, des documents connexes et autres aides visuelles, tenir des procès-verbaux et des dossiers, assurer le suivi des mesures à prendre, trouver des emplacements et négocier les contrats ainsi que coordonner la participation, les déplacements, les dépenses et les activités sociales.

Gérer l’acquisition des fournitures, de l’équipement, des services et des installations pour la Division.

Autoriser les opérations et les engagements financiers dans les limites du budget approuvé, les enregistrer et en assurer le suivi.

Coordonner le budget de la Division et collaborer à sa préparation, identifier les problèmes, les préoccupations, les divergences et les tendances et prendre des mesures correctives de même que préparer des rapports de rapprochement.

Créer et tenir des systèmes de classement.

Contrôler et coordonner les demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) soumises à la Division.

Participer à des groupes de travail se penchant sur des questions ayant trait à la prestation de services administratifs, ou en diriger, effectuer des recherches liées aux procédures, examiner les options et recommander des améliorations au service.

Exigence linguistique

Bilinguisme essentiel

Compréhension de l’écrit : Avancé

Expression écrite : Fonctionnel

Interaction orale : Avancé

Date d’entrée en fonction

27 janvier 2025

Il s’agit d’un poste hybride ayant un lieu de travail assigné; l’employée ou l’employé peut travailler en partie dans les bureaux de l’employeur et en partie à la maison, conformément à la politique Modalités de travail flexibles des SBMFC et avec l’approbation de la ou du gestionnaire hiérarchique.

Santé : Remboursement des médicaments sur ordonnance, compte de gestion des dépenses santé, soins primaires virtuels (télémédecine), Programme d’aide aux employés et à leur famille, soutien en matière de santé mentale, assurance voyage, garanties de soins dentaires et de la vue, assurance vie, assurance invalidité de longue durée et assurance en cas de décès ou de mutilation par accident.

Équilibre travail/vie personnelle : Vaste gamme de congés payés et non payés, dont des congés annuels, personnels et pour obligations familiales payés.

Planification de la retraite : Régime de retraite à prestations déterminées et régimes d’épargne collectifs.

Apprentissage et perfectionnement : Paiement des cotisations d’associations professionnelles, cours en ligne incluant un abonnement à LinkedIn Learning et formation linguistique.

Autres avantages : Rabais offerts dans le cadre du Programme de reconnaissance des membres Une FC.

Les SBMFC ont à cœur de maintenir un environnement inclusif, équitable et accessible, où tout le personnel se sent valorisé, respecté et appuyé. Nous acceptons les candidatures de toutes les personnes qualifiées qui peuvent nous aider à constituer un effectif à l’image de la diversité de notre société canadienne. Des mesures d’adaptation sont offertes à tous ceux et celles qui en font la demande pendant le processus de sélection.